V TIPOS rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.
| Oblasť | Činnosť | Typy osobných údajov |
| Podateľňa | Vedenie podateľne - plnenie povinností v súvislosti s vedením podateľne | meno, priezvisko, emailová adresa, poštová adresa, prípadne telefónne číslo |
| Komunikácia | Zverejňovanie zmlúv v Centrálnom registri zmlúv | titul, meno, priezvisko, funkcia |
| IS účtovníctvo a financie | Vedenie účtovníctva | Osobné údaje z faktúr zmluvných partnerov/dodávateľov, oprávnení zamestnanci (osobné údaje nachádzajúce sa na faktúre) - meno a priezvisko, titul, adresa, telefónne číslo, číslo bankového účtu, email, podpis; meno, priezvisko, podpis oprávnených štatutárov prevádzkovateľa a oprávnených zamestnancov prevádzkovateľa pre schvaľovanie faktúr |
| IS účtovníctvo a financie | Bezhotovostné úhrady | Osobné údaje z faktúr zmluvných partnerov - titul, meno a priezvisko oprávneného štatutára, FO podnikateľa alebo oprávneného zamestnanca, adresa, telefónne číslo, číslo bankového účtu, email, podpis; Meno, priezvisko, podpis štatutárov prevádzkovateľa a oprávnených zamestnancov prevádzkovateľa; Osobné údaje výhercu v prípade súhlasu s bezhotovostným prevodom výhry - meno, priezvisko výhercu, adresa pobytu, číslo OP, kontaktné údaje - telefónne číslo, emailová adresa, číslo bankového účtu, výška výhry; Osobné údaje výhercu v prípade uznania nároku na výhru v rámci reklamácie - meno, priezvisko, kontaktné údaje príjemcu, suma |
| Verejné obstarávanie | Verejné obstarávanie tovarov a služieb - zadávanie zákaziek s nízkou hodnotou | titul, meno, priezvisko, podpis, kontaktné údaje (mailová adresa, telefónne číslo, adresa) štatutárov a oprávnených zamestnancov uchádzačov o zákazku, zamestnancov, prostredníctvom ktorých sa preukazuje splnenie podmienok určených vo verejnom obstarávaní a na uzavretie zmluvného vzťahu dodávateľov a subdodávateľov, resp. zmluvných parterov po uzatvorení zmluvy;. osobné údaje vyžadované v súlade so zákonom o verejnom obstarávaní primerane k obsahu zákazky |
| Verejné obstarávanie | Verejné obstarávanie tovarov a služieb - operatívne zadávanie zákaziek cez EKS | titul, meno, priezvisko, podpis, kontaktné údaje (mailová adresa, telefónne číslo, adresa) štatutárov a oprávnených zamestnancov zmluvných parterov; |
| Verejné obstarávanie | Verejné obstarávanie tovarov a služieb - zadávanie podlimitných a nadlimitných zákaziek prostredníctvom IS EVO | osobné údaje záujemcov o zákazku - štatutárov a oprávených zamestnancov dodávateľov, subdodávateľov, zamestnancov, prostredníctvom ktorých sa preukazuje splnenie podmienok určených vo verejnom obstarávaní a na uzavretie zmluvného vzťahu poskytovateľov referencií v rozsahu titul,meno, priezvisko, kontaktné údaje, podpis; resp. osobné údaje vyžadované v súlade so zákonom o verejnom obstarávaní primerane k obsahu zákazky napr. výpis z registra trestov, výpis z registra konečných užívateľov výhod, potvrdenie zdravotnej poisťovne a Sociálnej poisťovne, potvrdenie miestne príslušného daňového úradu a miestne príslušného colného úradu, doklad o oprávnení dodávať tovar, uskutočňovať práce alebo poskytovať službu, ktorý zodpovedá predmetu zákazky, čestné vyhlásenie, finančné a ekonomické postavenie, technická spôsobilosť; osobné údaje komisie stanovenej na otváranie ponúk a zúčastnených osôb - titul, meno, priezvisko, podpis, |
| Administratíva | Distribúcia zásielok | titul, meno, priezvisko, korešpondenčná adresa |
| Registratúra a archivácia | Správa registratúry - plnenie povinností v oblasti registratúry a archivácie | osobné údaje v rozsahu uvedenom v dokumentácii, ktorá musí byť v súlade s platnou legislatívou archivovaná |
TIPOS bude spracovávať Vaše údaje na nasledovné účely:
| Činnosť | Účel | Právny základ |
| Vedenie podateľne - plnenie povinností v súvislosti s vedením podateľne | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia povinností v súvislosti s vedením podateľne (evidencia prijatej a odoslanej pošty vrátane faktúr, prideľovanie zásielok..) | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Zverejňovanie zmlúv v Centrálnom registri zmlúv | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia zákonných povinností pri zverejňovaní zmlúv v CRZ | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Vedenie účtovníctva | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia zákonných povinností v súvislosti s vedením účtovníctva | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Bezhotovostné úhrady | Spracúvanie osobných údajov na účely bezhotovostných úhrad v súlade s účtovnými podkladmi | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. |
| Verejné obstarávanie tovarov a služieb - zadávanie zákaziek s nízkou hodnotou | Spracúvanie osobných údajov na účely verejného obstarávania tovarov a služieb s nízkou hodnotou | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. |
| Verejné obstarávanie tovarov a služieb - operatívne zadávanie zákaziek cez EKS | Spracúvanie osobných údajov na účely verejného obstarávania tovarov a služieb pri riešení operatívnych zákaziek s nižšou hodnotou | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Verejné obstarávanie tovarov a služieb - zadávanie podlimitných a nadlimitných zákaziek prostredníctvom IS EVO | Spracúvanie osobných údajov na účely verejného obstarávania tovarov a služieb prostredníctvom IS EVO | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Distribúcia zásielok | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti so zabezpečením distribúcie zásielok - odosielania a príjmu poštových zásielok | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Správa registratúry - plnenie povinností v oblasti registratúry a archivácie | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia povinností v súvislosti s registratúrou a archívnou starostlivosťou – vedenie registratúrneho strediska spoločnosti | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje na právnom základe plnenia našej zákonnej povinnosti, môže sa jednať o nasledovné právne predpisy:
| Názov predpisu |
| Zákon č.395/2002 Z.z. Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov |
| Zákon č.222/2004 Z.z. Zákon o dani z pridanej hodnoty |
| Zákon č.513/1991 Z.z. Obchodný zákonník |
| Zákon č.211/2000 Z.z. Zákon o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) |
| Zákon č.431/2001 Z.z. Zákon o účtovníctve |
| Zákon č.483/2001 Z.z. Zákon o bankách a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č.423/2015 Z.z. Zákon o štatutárnom audite a o zmene a doplnení zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov |
| Zákon č.343/2015 Z.z. Zákon o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č.324/2011 Z.z. Zákon o poštových službách a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
TIPOS ako prevádzkovateľ môže zdieľať vaše údaje s tretími stranami v nasledovných prípadoch:
| Činnosť | Účel | Príjemcovia |
| Vedenie podateľne - plnenie povinností v súvislosti s vedením podateľne | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia povinností v súvislosti s vedením podateľne (evidencia prijatej a odoslanej pošty vrátane faktúr, prideľovanie zásielok..) | |
| Zverejňovanie zmlúv v Centrálnom registri zmlúv | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia zákonných povinností pri zverejňovaní zmlúv v CRZ | - Úrad vlády SR - Centrálny register zmlúv |
| Vedenie účtovníctva | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia zákonných povinností v súvislosti s vedením účtovníctva | - Daňový úrad
- EMEL - Policajný zbor SR - Prokuratúra SR - Súdy SR |
| Bezhotovostné úhrady | Spracúvanie osobných údajov na účely bezhotovostných úhrad v súlade s účtovnými podkladmi | - Daňový úrad
- zmluvné bankové inštitúcie - Policajný zbor SR - Prokuratúra SR - Súdy SR - Slovenská pošta |
| Verejné obstarávanie tovarov a služieb - zadávanie zákaziek s nízkou hodnotou | Spracúvanie osobných údajov na účely verejného obstarávania tovarov a služieb s nízkou hodnotou | - Úrad vlády SR - Centrálny register zmlúv |
| Verejné obstarávanie tovarov a služieb - operatívne zadávanie zákaziek cez EKS | Spracúvanie osobných údajov na účely verejného obstarávania tovarov a služieb pri riešení operatívnych zákaziek s nižšou hodnotou | - Úrad vlády SR - Centrálny register zmlúv
- EKS - elektronický kontraktačný systém |
| Verejné obstarávanie tovarov a služieb - zadávanie podlimitných a nadlimitných zákaziek prostredníctvom IS EVO | Spracúvanie osobných údajov na účely verejného obstarávania tovarov a služieb prostredníctvom IS EVO | - PROCESS MANAGEMENT, s.r.o., IČO: 36356794
- CRZ - Úrad vlády SR - IS EVO |
| Distribúcia zásielok | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti so zabezpečením distribúcie zásielok - odosielania a príjmu poštových zásielok | - Slovenská pošta
- Slovak Parcel Service |
| Správa registratúry - plnenie povinností v oblasti registratúry a archivácie | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia povinností v súvislosti s registratúrou a archívnou starostlivosťou – vedenie registratúrneho strediska spoločnosti | - MV SR - štátny archív
- Mária Černá - správa registratúry |
V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany spracúvať vaše osobné údaje len na uvedené účely a iba v súlade s našimi pokynmi alebo platnými právnymi predpismi. K vašim osobným údajom budú mať prístup aj naši pracovníci. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na uvedené účely a len vtedy, ak je pracovník viazaný povinnosťou mlčanlivosti.
K vašim osobným údajom budú mať prístup oprávnení pracovníci TIPOS, v Slovenskej republike v rámci Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru. Ak dochádza k spracovaniu mimo EÚ, jedná sa o nasledovné prípady:
| Činnosť | Účel | Krajina | Spoločnosť |
Vaše osobné údaje uchovávame len na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracovania uvedené v tomto vyhlásení.
| Činnosť | Doba archivácie |
| Vedenie podateľne - plnenie povinností v súvislosti s vedením podateľne | Archivácia - registratúrny denník 10 rokov, bežná korešpondencia 3 roky, poštové doručovacie hárky 1 rok, emailová komunikácia aktuálny a predchádzajúci rok. |
| Zverejňovanie zmlúv v Centrálnom registri zmlúv | maximálne po dobu 5 rokov od zverejnenia zmluvy |
| Vedenie účtovníctva | pod dobu 10 rokov |
| Bezhotovostné úhrady | po dobu 10 rokov |
| Verejné obstarávanie tovarov a služieb - zadávanie zákaziek s nízkou hodnotou | Ponuky záujemcov a prieskum trhu - aktuálny rok a 10 rokov spätne, v prípade uzatvoreného zmluvného vzťahu po dobu trvania zmluvy a následne 10 rokov; v prípade uplatňovania práv vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu a prípadných súdnych konaní - po dobu 10 rokov po nadobudnutí právoplatnosti súdneho rozhodnutia.. |
| Verejné obstarávanie tovarov a služieb - operatívne zadávanie zákaziek cez EKS | Ponuky záujemcov - aktuálny rok a 10 rokov spätne, v prípade uzatvoreného zmluvného vzťahu po dobu trvania zmluvy a následne 10 rokov; v prípade uplatňovania práv vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu a prípadných súdnych konaní – 10 rokov po nadobudnutí právoplatnosti súdneho rozhodnutia. |
| Verejné obstarávanie tovarov a služieb - zadávanie podlimitných a nadlimitných zákaziek prostredníctvom IS EVO | Ponuky záujemcov - aktuálny rok a 10 rokov spätne, v prípade uzatvoreného zmluvného vzťahu po dobu trvania zmluvy a následne 10 rokov; v prípade uplatňovania práv vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu a prípadných súdnych konaní – 10 rokov po nadobudnutí právoplatnosti súdneho rozhodnutia. |
| Distribúcia zásielok | Zoznam zásielok sa archivuje v Registratúrnom denníku po dobu 10 rokov, poštové doručovacie hárky 1 rok |
| Správa registratúry - plnenie povinností v oblasti registratúry a archivácie | Lehoty uloženia v súlade s Registratúrnym poriadkom spoločnosti a platnou legislatívou. |
Vaše osobné údaje môžeme spracovávať dlhšiu dobu v prípade pretrvávajúceho právneho sporu, alebo ak ste nám udelili súhlas.
Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre Vás znamená.
| Právo na prístup | Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom:
Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Avšak, dodatočné kópie budú spoplatnené. |
| Právo na opravu | Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali. |
| Právo na vymazanie | Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov. |
| Právo na obmedzenie | Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu
a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov
(alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my
(s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom,
ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje
významný verejný záujem na spracovaní.
Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali. |
| Právo namietať | Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov. |
| Právo na prenos údajov | Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov. |
| Stiahnutie súhlasu | Máte právo svoj súhlas stiahnuť a my následne zastavíme svoje spracovateľské činnosti na základe tohto právneho dôvodu. |
Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu dpo@tipos.sk .