V KOOR, s.r.o. rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.
| Oblasť | Činnosť | Typy osobných údajov |
| Správa majetku | Evidencia prevádzky pridelených služobných motorových vozidiel, poistenie | Titul, meno, priezvisko zamestnanca, emailová adresa, ďalšie osobné údaje zamestnanca/štatutára uvedené v Dohode/formulári o poskytovaní pracovných prostriedkov a údaje uvedené v Knihe jázd - dátum, čas a miesto vykonania služobnej jazdy (odkiaľ/kam, stav tachometra pred a po jazde, údaje o tankovaní |
| Správa majetku | Prideľovanie a evidencia pridelených pracovných zariadení | Titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, emailová adresa, druh prideleného pracovného zariadenia, dátum pridelenia, dátum odovzdania, údaje o prípadnej strate, poškodení prideleného zariadenia |
| Interné prostrednie | Vnútorná administratíva a vytváranie vnútornej firemnej kultúry spracúvaním a zverejňovaním osobných údajov na intranete prevádzkovateľa | Titul, meno, priezvisko, pracovná emailová adresa, služobné telefónne číslo, pracovné zaradenie v rámci organizačnej štruktúry, fotka odoslaná zamestnancom na zverejnenie v rámci intranetu |
| Interné prostredie | Organizovanie interných podujatí prevádzkovateľa a zverejňovanie fotodokumentácie z týchto podujatí na intranete prevádzkovateľa | Meno a priezvisko v súvislosti s potvrdením účasti na podujatí, fotodokumentácia vyhotovená počas podujatia v priestoroch na to vopred určených resp. po predchádzajúcom poučení účastníkov podujatia |
| Agenda vedenia spoločnosti | Vedenie agendy spoločnosti - plnenie zákonných povinností, komunikácia so štátnymi aj neštátnymi inštitúciami | Osobné údaje v rozsahu uvedenom v dokumentácii vedenia spoločnosti (napr. spoločenské zmluvy, zápisy do OR SR , záznamy z VZ) - titul, meno, priezvisko, podpis, kontaktné údaje (telefónne číslo, emailová adresa, bydlisko), dátum narodenia, rodné číslo resp. aj ďalšie údaje v súlade s platnou legislatívou |
| Financie | Vedenie účtovníctva | Osobné údaje uvedené na účtovných záznamoch/faktúrach/objednávkach v rozsahu titul, meno a priezvisko, kontaktné údaje (sídlo, telefónne číslo, emailová adresa) štatutára a kontaktnej osoby, bankové spojenie, podpis; |
| Financie | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti so získavaním externých zdrojov financovania spoločnosti | Titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, podpis štatutára prevádzkovateľa a štatutárov obchodného partnera, notára, telefonický, emailový kontakt, bydlisko alebo sídlo spoločnosti, ďalšie osobné údaje nevyhnutné k uzatvoreniu úverových zmluvy, záložných zmlúv, notárskych zápisníc a ďalšej dokumentácie v súvislosti so získavaním externých finančných zdrojov a v súlade s platnou legislatívou |
| Financie | Finančný audit | Osobné údaje v rozsahu nevyhnutnom na výkon finančného auditu - účtovná dokumentácie, základná dokumentácia spoločnosti; v prípade vyžiadania personálnych podkladov - anonymizácia uvedených údajov |
| Agenda ochrany osobných údajov | Vedenie dokumentácie GDPR - poverenia oprávnených osôb, menovania vlastníkov agendy | Meno, priezvisko, emailová adresa, funkčné zaradenie zamestnanca, podpis, poverenie na spracúvanie OÚ v súvislosti vedením GDPR dokumentácie |
KOOR, s.r.o. bude spracovávať Vaše údaje na nasledovné účely:
| Činnosť | Účel | Právny základ |
| Evidencia prevádzky pridelených služobných motorových vozidiel, poistenie | Spracúvanie osobných údajov v súvislsoti s pridelenými služobnými motorovými vozidlami - plnenie daňových povinností a ochrana majetku prevádzkovateľa | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. |
| Prideľovanie a evidencia pridelených pracovných zariadení | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s prideľovaním pracovných zariadení na vytváranie podmienok na plnenie pracovných úloh - plnenie daňových povinností a ochrana majetku prevádzkovateľa | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. |
| Vnútorná administratíva a vytváranie vnútornej firemnej kultúry spracúvaním a zverejňovaním osobných údajov na intranete prevádzkovateľa | Spracúvanie a zverejňovanie kontaktných údajov zamestnancov na vnútorné administratívne účely a vytvárania firemnej kultúry v rámci spoločnosti a obchodnej skupiny (intranet) | - Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.
- Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
| Organizovanie interných podujatí prevádzkovateľa a zverejňovanie fotodokumentácie z týchto podujatí na intranete prevádzkovateľa | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s organizovaním interných podujatí prevádzkovateľa a vytváraním priaznivej firemnej kultúry vrátane zverejňovanie fotografií z týchto podujatí na intranete prevádzkovateľa | - Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
| Vedenie agendy spoločnosti - plnenie zákonných povinností, komunikácia so štátnymi aj neštátnymi inštitúciami | Spracúvanie osobných údajov vedenia spoločnosti na účely plnenia povinností v súlade s príslušnou legislatívou (napr. záznamy z valných zhromaždení, zápis/zmeny osôb oprávnených konať v mene spoločnosti do príslušných verejných aj neverejných registrov, oznamovanie zmien príslušným registrom) | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Vedenie účtovníctva | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s vedením účtovnej a daňovej evidencie, spracovaním faktúr a i. účtovných, resp. daňových dokladov | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Spracúvanie osobných údajov v súvislosti so získavaním externých zdrojov financovania spoločnosti | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti so získavaním externých zdrojov financovania spoločnosti | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. - Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
| Finančný audit | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s finančným auditom prevádzkovateľa | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
- Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
| Vedenie dokumentácie GDPR - poverenia oprávnených osôb, menovania vlastníkov agendy | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia povinností v súvislosti s vedením GDPR dokumentácie | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje na právnom základe plnenia našej zákonnej povinnosti, môže sa jednať o nasledovné právne predpisy:
| Názov predpisu |
| Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce |
| Zákon č.18/2018 Z.z. Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č. 431/2002 Z.z. Zákon o účtovníctve |
| Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov |
| Nariadenie EÚ č. 2016/679 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) |
| Zákon č.513/1991 Z.z. Obchodný zákonník |
| Zákon č.566/2001 Z.z. Zákon o cenných papieroch a investičných službách a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o cenných papieroch) |
| Zákon 530/2003 Z. z. Zákon č. 530/2003 Z. z. o obchodnom registri |
| Zákon č.222/2004 Z.z. Zákon o dani z pridanej hodnoty |
| Zákon č.431/2001 Z.z. Zákon o účtovníctve |
KOOR, s.r.o. ako prevádzkovateľ môže zdieľať vaše údaje s tretími stranami v nasledovných prípadoch:
| Činnosť | Účel | Príjemcovia |
| Evidencia prevádzky pridelených služobných motorových vozidiel, poistenie | Spracúvanie osobných údajov v súvislsoti s pridelenými služobnými motorovými vozidlami - plnenie daňových povinností a ochrana majetku prevádzkovateľa | - Inšpektorát práce
- Policajný zbor SR - Prokuratúra SR - Súdy SR - Daňový úrad |
| Prideľovanie a evidencia pridelených pracovných zariadení | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s prideľovaním pracovných zariadení na vytváranie podmienok na plnenie pracovných úloh - plnenie daňových povinností a ochrana majetku prevádzkovateľa | - Inšpektorát práce
- Daňový úrad |
| Vnútorná administratíva a vytváranie vnútornej firemnej kultúry spracúvaním a zverejňovaním osobných údajov na intranete prevádzkovateľa | Spracúvanie a zverejňovanie kontaktných údajov zamestnancov na vnútorné administratívne účely a vytvárania firemnej kultúry v rámci spoločnosti a obchodnej skupiny (intranet) | - DISPEX, s.r.o. |
| Organizovanie interných podujatí prevádzkovateľa a zverejňovanie fotodokumentácie z týchto podujatí na intranete prevádzkovateľa | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s organizovaním interných podujatí prevádzkovateľa a vytváraním priaznivej firemnej kultúry vrátane zverejňovanie fotografií z týchto podujatí na intranete prevádzkovateľa | - DISPEX, s.r.o. |
| Vedenie agendy spoločnosti - plnenie zákonných povinností, komunikácia so štátnymi aj neštátnymi inštitúciami | Spracúvanie osobných údajov vedenia spoločnosti na účely plnenia povinností v súlade s príslušnou legislatívou (napr. záznamy z valných zhromaždení, zápis/zmeny osôb oprávnených konať v mene spoločnosti do príslušných verejných aj neverejných registrov, oznamovanie zmien príslušným registrom) | - poskytovateia právnych alebo obdobných služieb
- Súdy SR - Iné orgány štátnej správy |
| Vedenie účtovníctva | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s vedením účtovnej a daňovej evidencie, spracovaním faktúr a i. účtovných, resp. daňových dokladov | - DISPEX, s.r.o.
- Daňový úrad |
| Spracúvanie osobných údajov v súvislosti so získavaním externých zdrojov financovania spoločnosti | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti so získavaním externých zdrojov financovania spoločnosti | - banky, poskytovatela právych služieb, notári, iné finančné inštutúcie a fondy
- Daňový úrad |
| Finančný audit | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s finančným auditom prevádzkovateľa | - DISPEX, s.r.o.
- Daňový úrad - Audítorská spoločnosť |
| Vedenie dokumentácie GDPR - poverenia oprávnených osôb, menovania vlastníkov agendy | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia povinností v súvislosti s vedením GDPR dokumentácie | - JUDICIUM, s. r. o.
- Úrad na ochranu osobných údajov - DISPEX, s.r.o. |
V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany spracúvať vaše osobné údaje len na uvedené účely a iba v súlade s našimi pokynmi alebo platnými právnymi predpismi. K vašim osobným údajom budú mať prístup aj naši pracovníci. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na uvedené účely a len vtedy, ak je pracovník viazaný povinnosťou mlčanlivosti.
K vašim osobným údajom budú mať prístup oprávnení pracovníci KOOR, s.r.o., v Slovenskej republike v rámci Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru. Ak dochádza k spracovaniu mimo EÚ, jedná sa o nasledovné prípady:
| Činnosť | Účel | Krajina | Spoločnosť |
Vaše osobné údaje uchovávame len na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracovania uvedené v tomto vyhlásení.
| Činnosť | Doba archivácie |
| Evidencia prevádzky pridelených služobných motorových vozidiel, poistenie | Po dobu pridelenia pracovného zariadenia resp. po dobu aktuálneho roka a následne 10 rokov (účtovníctvo) |
| Prideľovanie a evidencia pridelených pracovných zariadení | Po dobu zaradenia príslušného zariadenia do majetku prevádzkovateľa resp. po dobu aktuálneho roka a následne 10 rokov (účtovníctvo) |
| Vnútorná administratíva a vytváranie vnútornej firemnej kultúry spracúvaním a zverejňovaním osobných údajov na intranete prevádzkovateľa | Po dobu trvania pracovnoprávneho alebo obdobného zmluvného vzťahu, po dobu udelenia súhlasu alebo nenamietania dotknutou osobou |
| Organizovanie interných podujatí prevádzkovateľa a zverejňovanie fotodokumentácie z týchto podujatí na intranete prevádzkovateľa | Spracúvanie a zverejnenie po dobu 1 roka od konania podujatia resp. po dobu nenamietania zverejnenia |
| Vedenie agendy spoločnosti - plnenie zákonných povinností, komunikácia so štátnymi aj neštátnymi inštitúciami | V súlade s platnou legislatívou pre príslušnú oblasť |
| Vedenie účtovníctva | Po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa účtovné záznamy/faktúry týkajú |
| Spracúvanie osobných údajov v súvislosti so získavaním externých zdrojov financovania spoločnosti | Počas trvania zmluvného vzťahu a po skončení zmluvného vzťahu do úplného vysporiadania právnych a iných nárokov vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu |
| Finančný audit | V zmysle legislatívnych povinností pre oblasť finančného auditu |
| Vedenie dokumentácie GDPR - poverenia oprávnených osôb, menovania vlastníkov agendy | Po dobu 5 rokov po ukončení pracovnoprávneho alebo obdobného vzťahu |
Vaše osobné údaje môžeme spracovávať dlhšiu dobu v prípade pretrvávajúceho právneho sporu, alebo ak ste nám udelili súhlas.
Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre Vás znamená.
| Právo na prístup | Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom:
Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Avšak, dodatočné kópie budú spoplatnené. |
| Právo na opravu | Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali. |
| Právo na vymazanie | Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov. |
| Právo na obmedzenie | Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu
a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov
(alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my
(s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom,
ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje
významný verejný záujem na spracovaní.
Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali. |
| Právo namietať | Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov. |
| Právo na prenos údajov | Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov. |
| Stiahnutie súhlasu | Máte právo svoj súhlas stiahnuť a my následne zastavíme svoje spracovateľské činnosti na základe tohto právneho dôvodu. |
Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu privacy@koor.sk .