VYHLÁSENIE O OCHRANE SÚKROMIA – zákazníci Cofin, a.s., Hájnova 7120/30, Ľubotice 08006, IČO: 31690378, Obchodný register Okresného súdu Prešov, oddiel: Sa, vložka č. 164/P, (ďalej len 'Cofin, a.s.')

VYHLÁSENIE O OCHRANE SÚKROMIA
zákazníci

V Cofin, a.s. rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.

Kategórie osobných údajov - Prevádzkovateľ

Oblasť Činnosť Typy osobných údajov
Zamestnanecký IS Agenda GDPR osobné údaje dotknutej osoby uplatňujúcej si svoje práva u prevádzkovateľa v rozsahu nevyhnutnom na vybavenie podnetu - meno, priezvisko, titul, kontaktné údaje - emailová adresa, telefónne číslo, korešpondenčná adresa, dátum podania podnetu, predmet podnetu, prípadne ďalšie osobné údaje, ktoré dotknutá osoba uvedie v súvislosti s uplatňovaním svojich práv resp. osobné údaje, ktoré je potrebné overiť alebo spracovať v súvislosti s vybavovaním podnetu, dátum a spôsob vybavenia podnetu; meno, priezvisko, titul, emailová adresa, funkčné zaradenie, zamestnávateľ, menovanie/poverenie na spracúvanie OÚ v súvislosti vedením GDPR dokumentácie, dátum absolvovania školenia;
Zamestnanecký IS Korešpondencia Titul, meno, priezvisko, adresa, tel. číslo, email, údaje o obchodných partneroch, kontaktná osoba
Obchodné vzťahy Uzatváranie zmlúv a spracúvanie objednávok Meno, priezvisko, adresa, názov spoločnosti, elektronická adresa, telefonický kontak, objednaný a zakúpený tovar a služby, cena za zakúpený tovar alebo službu
Obchodné vzťahy Reklamačné konanie Meno a priezvisko, adresa, elektronická adresa, dátum a čas uzatvorenie zmluvy, predmet reklamácie, dátum a čas dodania služby, cena za zakúpený tovar alebo službu
Predarchívna starostlivosť Predarchív - uchovávanie dokumentov údaje ako titul, meno, priezvisko, adresa, tel. číslo, email, údaje o obchodných partneroch a pod.
Archívna starostlivosť Archív - uchovávanie dokumentov údaje ako titul, meno, priezvisko, adresa, tel. číslo, email, údaje o obchodných partneroch a pod.
IS Účtovná agenda Vedenie účtovníctva údaje o obchodných partneroch, titul, meno, priezvisko, fakturačné údaje, dodacie údaje, tel. číslo, email
Právna agenda Právne spory údaje potrebné na riešenie sporu/podnetu - titul, meno, priezvisko, adresa, telefónne číslo, emailová adresa, údaje o obchodných partneroch, údaje o dlžníkoch, resp. všetky údaje, ktoré sú súčasťou podkladov nevyhnutných na riešenie sporu;
Kamerové systémy – monitoring prevádzky Monitoring prevádzky monitoring pohybu osôb a vozidiel, podobizeň dotknutej osoby, aktivity / činnosti realizované v monitorovanom priestore, dátum a čas týchto aktivít, vstupu a odchodu z monitorovanej zóny;

Účely spracovávania údajov - Prevádzkovateľ

Cofin, a.s. bude spracovávať Vaše údaje na nasledovné účely:

Činnosť Účel Právny základ
Agenda GDPR Zabezpečovanie súladu procesov a nastavení, kde dochádza ku spracúvaniu OÚ s legislatívou, pravidelné školenie zamestnancov a kontrolná činnosť, vybavovanie práv dotknutých osôb - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Korešpondencia Zasielanie a prijímanie listovej dokumentácie - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Uzatváranie zmlúv a spracúvanie objednávok Uzatváranie obchodných zmlúv na dodanie tovaru a služieb - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
Reklamačné konanie Plnenie povinností podľa osobitných predpisov práv na ochranu spotrebiteľa - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
Predarchív - uchovávanie dokumentov predarchív - plnenie zákonných povinností - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Archív - uchovávanie dokumentov archív - plnenie zákonných povinností - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Vedenie účtovníctva spracovávanie účtovnej agendy podľa osobitných predpisov - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právne spory Preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov (právna agenda) - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
- Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
Monitoring prevádzky Bezpečnosť, BOZP, Reklamácie a podnety, funkčnosť technológie - Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.

V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje na právnom základe plnenia našej zákonnej povinnosti, môže sa jednať o nasledovné právne predpisy:

Názov predpisu
Zákon č.124/2006 Z.z. Zákon o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č.71/1967 Z.z. Zákon o správnom konaní (správny poriadok)
Zákon č. 301/2005 Z.z. Trestný poriadok
Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce
Zákon č. 161/2015 Z.z. Civilný mimosporový poriadok
Zákon č.437/2004 Z.z. Zákon o náhrade za bolesť a o náhrade za sťaženie spoločenského uplatnenia a o zmene a doplnení zákona Národnej rady Slovenskej republiky č. 273/1994 Z. z. o zdravotnom poistení, financovaní zdravotného poistenia, o zriadení Všeobecnej zdravotnej poisťovne a o zriaďovaní rezortných, odvetvových, podnikových a občianskych zdravotných poisťovní v znení neskorších predpisov
Zákon č.233/1995 Z.z. Zákon Národnej rady Slovenskej republiky o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení ďalších zákonov
Zákon č.283/2002 Z.z. Zákon o cestovných náhradách
Zákon č.483/2001 Z.z. Zákon o bankách a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č.250/2007 Z.z. Zákon o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov
Zákon č.563/2009 z.z. Zákon o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č.335/2014 Z.z. Zákon o spotrebiteľskom rozhodcovskom konaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č. 462/2003 Z.z. Zákon o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č.125/2006 Z.z. Zákon o inšpekcii práce a o zmene a doplnení zákona č. 82/2005 Z.z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Nariadenie EÚ č. 2016/679 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov)
Zákon č.40/1964 Z.z. Občiansky zákonník
Zákon č.431/2001 Z.z. Zákon o účtovníctve
Zákon č. 600/2003 Z.z. Zákon o prídavku na dieťa a o zmene a doplnení zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení
Zákon č. 54/2019 Z.z. Zákon o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č.162/2015 Z.z. Správny súdny poriadok
Zákon č.152/1994 Z.z. Zákon Národnej rady Slovenskej republiky o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov
Zákon č. 461/2003 Z.z. Zákon o sociálnom poistení
Zákon č.101/2014 Z.z. Zákon ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 178/1998 Z. z. o podmienkach predaja výrobkov a poskytovania služieb na trhových miestach a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov v znení neskorších predpisov a ktorým sa menia a dopĺňajú niektoré zákony
Zákon č.391/2015 Z.z. Zákon o alternatívnom riešení spotrebiteľských sporov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č.297/2008 Z.z. Zákon o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č. 160/2015 Z.z. Civilný sporový poriadok
Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov
Zákon č. 650/2004 Z.z. Zákon o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č.452/2021 Z.z. Zákon o elektronických komunikáciách
Zákon č. 580/2004 Z.z. Zákon o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č.513/1991 Z.z. Obchodný zákonník
Zákon č.395/2002 Z.z. Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
Zákon č.581/2004 Z.z. Zákon o zdravotných poisťovniach, dohľade nad zdravotnou starostlivosťou a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č. 43/2004 Z.z. Zákon o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č.18/2018 Z.z. Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č.423/2015 Z.z. Zákon o štatutárnom audite a o zmene a doplnení zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov
Zákon č.355/2007 Z.z. Zákon o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č.39/2015 Z.z. Zákon o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č. 5/2004 Z.z. Zákon o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon č.222/2004 Z.z. Zákon o dani z pridanej hodnoty

Strany, ktoré môžu mať prístup k vašim údajom

Cofin, a.s. ako prevádzkovateľ môže zdieľať vaše údaje s tretími stranami v nasledovných prípadoch:

Činnosť Účel Príjemcovia
Agenda GDPR Zabezpečovanie súladu procesov a nastavení, kde dochádza ku spracúvaniu OÚ s legislatívou, pravidelné školenie zamestnancov a kontrolná činnosť, vybavovanie práv dotknutých osôb - Úrad na ochranu osobných údajov
Korešpondencia Zasielanie a prijímanie listovej dokumentácie - Daňový úrad
- Dôchodková poisťovňa
- Exekútorský úrad
- Slovenská pošta
- Sociálna poisťovňa
- Zdravotná poisťovňa
- Iné orgány štátnej správy
Uzatváranie zmlúv a spracúvanie objednávok Uzatváranie obchodných zmlúv na dodanie tovaru a služieb
Reklamačné konanie Plnenie povinností podľa osobitných predpisov práv na ochranu spotrebiteľa
Predarchív - uchovávanie dokumentov predarchív - plnenie zákonných povinností - Daňový úrad
- Sociálna poisťovňa
- Zdravotná poisťovňa
- Iné orgány štátnej správy
Archív - uchovávanie dokumentov archív - plnenie zákonných povinností - Daňový úrad
- Dôchodková poisťovňa
- Sociálna poisťovňa
- Zdravotná poisťovňa
- Iné orgány štátnej správy
Vedenie účtovníctva spracovávanie účtovnej agendy podľa osobitných predpisov - Daňový úrad
- Policajný zbor SR
- Prokuratúra SR
- Súdy SR
Právne spory Preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov (právna agenda) - Policajný zbor SR
- Prokuratúra SR
- Súdy SR
- advokátska kancelária
Monitoring prevádzky Bezpečnosť, BOZP, Reklamácie a podnety, funkčnosť technológie - Policajný zbor SR
- Prokuratúra SR
- Súdy SR

V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany spracúvať vaše osobné údaje len na uvedené účely a iba v súlade s našimi pokynmi alebo platnými právnymi predpismi. K vašim osobným údajom budú mať prístup aj naši pracovníci. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na uvedené účely a len vtedy, ak je pracovník viazaný povinnosťou mlčanlivosti.

Umiestnenie vašich osobných údajov

K vašim osobným údajom budú mať prístup oprávnení pracovníci Cofin, a.s., v Slovenskej republike v rámci Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru. K spracúvaniu osobných údajov mimo EÚ nedochádza.

Uchovávanie osobných údajov - Prevádzkovateľ

Vaše osobné údaje uchovávame len na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracovania uvedené v tomto vyhlásení.

Činnosť Doba archivácie
Agenda GDPR po ukončení PP zamestnanca min. 5 rokov, v prípade obchodných vzťahov (sprostredkovatelia) po ukončení zmluvného vzťahu
Korešpondencia po dobu 2 rokov
Uzatváranie zmlúv a spracúvanie objednávok aktuálny rok a následne po dobu 10 rokov
Reklamačné konanie aktuálny rok a nasledujúce 3 roky
Predarchív - uchovávanie dokumentov po dobu 6 rokov
Archív - uchovávanie dokumentov spravidla po dobu 10 rokov v zmysle registratúrneho plánu a poriadku, pokiaľ osobitný predpis neustanovuje inak
Vedenie účtovníctva akutálny rok a po dobu 10 rokov
Právne spory Počas trvania súdneho sporu, mimosúdneho vyrovnania ale najviac do zániku predmetného nároku premlčaním alebo prekluziou
Monitoring prevádzky bez archivácie

Vaše osobné údaje môžeme spracovávať dlhšiu dobu v prípade pretrvávajúceho právneho sporu, alebo ak ste nám udelili súhlas.

Aké máte práva

Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre Vás znamená.



Právo na prístup Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom:
  • Prečo spracovávame vaše osobné údaje
  • Aké kategórie osobných údajov spracovávame
  • S kým vaše osobné údaje zdieľame
  • Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje alebo aké sú kritéria na určenie tejto lehoty
  • Aké máte práva
  • Odkiaľ vaše osobné údaje získavame (ak sme ich nezískali od vás)
  • Ak spracovávanie zahŕňa automatizované rozhodovanie (tzv. profilovanie)
  • Ak vaše osobné údaje boli prevedené do krajiny, ktorá je mimo EEA, ako zabezpečíme ochranu vašich osobných údajov.
Všetky vyššie uvedené informácie sú dostupné v týchto Zásadách o ochrane osobných údajov.
Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Avšak, dodatočné kópie budú spoplatnené.
Právo na opravu Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali.
Právo na vymazanie Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov.
Právo na obmedzenie Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov (alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my (s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom, ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje významný verejný záujem na spracovaní.
Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali.
Právo namietať Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov.
Právo na prenos údajov Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov.
Stiahnutie súhlasu Máte právo svoj súhlas stiahnuť a my následne zastavíme svoje spracovateľské činnosti na základe tohto právneho dôvodu.


O Vašej požiadavke/požiadavkách budeme tiež informovať ostatné strany, ktorým sme Vaše osobné údaje mohli poskytnúť.

V prípade pochybností máte právo podať návrh na začatie konania v zmysle § 100 Zákona o ochrane osobných údajov na príslušnom dozornom orgáne, napríklad prostredníctvom www.dataprotection.gov.sk.

Ako sa môžem sťažovať ohľadom používania mojich údajov alebo ako si uplatním svoje práva?

Ak chcete podať sťažnosť na to, ako spracovávame vaše osobné údaje, a to aj vo vzťahu k vyššie uvedeným právam, môžete sa obrátiť na našu Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov (Data Protection Officer „DPO“) a vaše podnety a žiadosti budú preverené.

Kontakt na Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov: jaroolha@cofin.sk .

Ak s našou odpoveďou nie ste spokojní, alebo sa domnievate, že spracovávame vaše údaje nespravodlivo alebo nezákonne, môžete sa sťažovať na príslušnom dozornom orgáne, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov (ÚOOÚ). Ďalšie informácie o ÚOOÚ a ich postupe podávania sťažností nájdete tu: www.dataprotection.gov.sk.

Kontaktné údaje

Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu jaroolha@cofin.sk .