V TIPOS rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.
| Oblasť | Činnosť | Typy osobných údajov |
| Zamestnanecký IS | Dochádzka zamestnancov | Meno, priezvisko, osobné číslo, pracovné zaradenie - pracovisko, dochádzka zamestnanca (odchod, príchod, prerušenie, dôvod); osobné údaje bývalých zamestnancov sú uchovávané len v nevyhnutnom rozsahu stanovenom príslušnou legislatívou
|
| Zamestnanecký IS | Spracúvanie mzdovej agendy | Titul, meno, priezvisko, rodné číslo, mzda, plat alebo platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom, peňažné tresty a pokuty, ako aj náhrady uložené zamestnancovi vykonateľným rozhodnutím príslušných orgánov, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, údaje o vyživovaných deťoch v rozsahu meno, priezvisko, rodné číslo, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, výška príspevku zamestnanca a zamestnávateľa do doplnkovej dôchodkovej poisťovne, rodinný stav, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, údaje o zamestnávateľovi; osobné údaje bývalých zamestnancov sú uchovávané len v nevyhnutnom rozsahu stanovenom príslušnou legislatívou
|
| Zamestnanecký IS | Zasielanie údajov do Sociálnej poisťovne, odvody | Titul, meno, priezvisko, RČ, dátum nástupu do zamestnania, výstupu, údaje o čerpaní PN, OČR, MD, RD, údaje zo zamestnaneckej zmluvy doplnkovej dôchodkovej poisťovne, mesačný výkaz, evidenčné listy dôchodkového poistenia (vrátane údajov rodinných príslušníkov, blízkych osôb); osobné údaje bývalých zamestnancov sú uchovávané len v nevyhnutnom rozsahu stanovenom príslušnou legislatívou
|
| Zamestnanecký IS | Zasielanie údajov do zdravotných poisťovní, odvody | Titul, meno, priezvisko, RČ, dátum nástupu do zamestnania, výstupu, údaje o čerpaní PN, OČR, MD, RD, mesačný výkaz; osobné údaje bývalých zamestnancov sú uchovávané len v nevyhnutnom rozsahu stanovenom príslušnou legislatívou
|
| Zamestnanecký IS | Povinné školenia (BOZP, PO, preškoľovanie vodičov, AML, GDPR, IT bezpečnosť, zdravotná služba) | Titul, meno, priezvisko, adresa miesta výkonu práce, dátum a čas školenia, certifikáty zo zákonných školení, BOZP, Pracovné úrazy, ZŤP, miesto a čas pracovného úrazu, príčinná súvislosť konania a pracovného úrazu, prezenčná listina, záznam z kamier pokiaľ existuje; osobné údaje bývalých zamestnancov sú uchovávané len v nevyhnutnom rozsahu stanovenom príslušnou legislatívou
|
| Zamestnanecký IS | Ukončovanie pracovného pomeru alebo obdobného pracovného vzťahu a výstup zamestnancov | Titul, meno, priezvisko, adresa trvalého bydliska, adresa doručovania písomností, dátum narodenia, vzdelanie, číslo ID zamestnanca, kód zdravotnej poisťovne, iný zamestnávateľ, plán dovoleniek, výška mzdy, pracovisko, názov pozície, priamy nadriadený, miesto výkonu práce, číslo bankového účtu, výstupný list; osobné údaje bývalých zamestnancov sú revidované a sú uchovávané len v nevyhnutnom rozsahu stanovenom príslušnou legislatívou
|
| Agenda ochrany osobných údajov | Plnenie povinností prevádzkovateľa pri zabezpečovaní súladu s Nariadením GDPR - vedenie príslušnej dokumentácie, monitorovanie súladu, konzultácie, vzdelávanie | Osobné údaje zamestnancov prevádzkovateľa v rozsahu najmä titul, meno, priezvisko, funkcia, tel. číslo, email
|
| Registratúra a archivácia | Správa registratúry - plnenie povinností v oblasti registratúry a archivácie | Osobné údaje v rozsahu uvedenom v dokumentácii, ktorá musí byť v súlade s platnou legislatívou archivovaná
|
| Zamestnanecký IS | Prítomnosť zamestnanca na pracovisku | meno, priezvisko, prítomnosť na pracovisku, pre skupinu oprávnených osôb aj dôvod neprítomnosti. Táto skupina oprávnených osôb je určená prístupovými oprávneniami pridelenými interným schvaľovacím procesom.
|
TIPOS bude spracovávať Vaše údaje na nasledovné účely:
| Činnosť | Účel | Právny základ |
| Dochádzka zamestnancov | Plnenie práv a povinností pri evidencii dochádzky zamestnancov | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Spracúvanie mzdovej agendy | Plnenie práv a povinností pri spracúvaní mzdovej agendy | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Zasielanie údajov do Sociálnej poisťovne, odvody | Plnenie povinností zamestnávateľa voči Sociálnej poisťovni | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Zasielanie údajov do zdravotných poisťovní, odvody | Plnenie povinností zamestnávateľa voči zdravotnej poisťovni | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Povinné školenia (BOZP, PO, preškoľovanie vodičov, AML, GDPR, IT bezpečnosť, zdravotná služba) | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s plnením zákonných povinností v oblasti BOZP, PO, preškoľovanie vodičov, AML, GDPR, IT bezpečnosti a zdravotnej služby | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Ukončovanie pracovného pomeru alebo obdobného pracovného vzťahu a výstup zamestnancov | Plnenie práv a povinností zamestnávateľa pri výstupe zamestnanca | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Plnenie povinností prevádzkovateľa pri zabezpečovaní súladu s Nariadením GDPR - vedenie príslušnej dokumentácie, monitorovanie súladu, konzultácie, vzdelávanie | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia povinností v súvislosti so spracúvaním a riadením príslušnej dokumentácie pre oblasť GDPR | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Správa registratúry - plnenie povinností v oblasti registratúry a archivácie | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia povinností v súvislosti s registratúrou a archívnou starostlivosťou – vedenie registratúrneho strediska spoločnosti | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Prítomnosť zamestnanca na pracovisku | Možnosť k nahliadnutiu vybranými pozíciami do evidencie dochádzky za účelom zistenia prítomnosti zamestnanca na pracovisku pre plnenie pracovných súčinností (pc technici doručujúci IT zariadenie, súčinnosť pri servisných prácach, zásahoch, a pod.) | - Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje na právnom základe plnenia našej zákonnej povinnosti, môže sa jednať o nasledovné právne predpisy:
| Názov predpisu |
| Zákon č. 600/2003 Z.z. Zákon o prídavku na dieťa a o zmene a doplnení zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení |
| Zákon č. 462/2003 Z.z. Zákon o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov |
| Nariadenie EÚ č. 2016/679 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) |
| Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce |
| Zákon č.125/2006 Z.z. Zákon o inšpekcii práce a o zmene a doplnení zákona č. 82/2005 Z.z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č.18/2018 Z.z. Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č.563/2009 z.z. Zákon o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č. 461/2003 Z.z. Zákon o sociálnom poistení |
| Zákon č. 5/2004 Z.z. Zákon o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č.124/2006 Z.z. Zákon o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č.395/2002 Z.z. Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č.233/1995 Z.z. Zákon Národnej rady Slovenskej republiky o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení ďalších zákonov |
| Zákon č.431/2001 Z.z. Zákon o účtovníctve |
| Zákon č. 43/2004 Z.z. Zákon o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č. 580/2004 Z.z. Zákon o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č. 650/2004 Z.z. Zákon o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č.39/2015 Z.z. Zákon o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
TIPOS ako prevádzkovateľ môže zdieľať vaše údaje s tretími stranami v nasledovných prípadoch:
| Činnosť | Účel | Príjemcovia |
| Dochádzka zamestnancov | Plnenie práv a povinností pri evidencii dochádzky zamestnancov | - Auditorské spoločnosti |
| Spracúvanie mzdovej agendy | Plnenie práv a povinností pri spracúvaní mzdovej agendy | - Daňový úrad
- Exekútorský úrad - Policajný zbor SR - Prokuratúra SR - Sociálna poisťovňa - Úrad práce, sociálnych vecí a rodiny - Zdravotná poisťovňa - Auditorské spoločnosti |
| Zasielanie údajov do Sociálnej poisťovne, odvody | Plnenie povinností zamestnávateľa voči Sociálnej poisťovni | - Sociálna poisťovňa |
| Zasielanie údajov do zdravotných poisťovní, odvody | Plnenie povinností zamestnávateľa voči zdravotnej poisťovni | - Zdravotná poisťovňa |
| Povinné školenia (BOZP, PO, preškoľovanie vodičov, AML, GDPR, IT bezpečnosť, zdravotná služba) | Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s plnením zákonných povinností v oblasti BOZP, PO, preškoľovanie vodičov, AML, GDPR, IT bezpečnosti a zdravotnej služby | - Zmluvní dodávatelia školení
- Inšpektorát práce - Iné orgány štátnej správy - Auditorské spoločnosti |
| Ukončovanie pracovného pomeru alebo obdobného pracovného vzťahu a výstup zamestnancov | Plnenie práv a povinností zamestnávateľa pri výstupe zamestnanca | - Sociálna poisťovňa
- Úrad práce, sociálnych vecí a rodiny - Štatistický úrad - Zdravotná poisťovňa - Dôchodková poisťovňa - Daňový úrad - Iné orgány štátnej správy - Auditorské spoločnosti |
| Plnenie povinností prevádzkovateľa pri zabezpečovaní súladu s Nariadením GDPR - vedenie príslušnej dokumentácie, monitorovanie súladu, konzultácie, vzdelávanie | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia povinností v súvislosti so spracúvaním a riadením príslušnej dokumentácie pre oblasť GDPR | - Úrad na ochranu osobných údajov
- JUDICIUM, s. r. o. |
| Správa registratúry - plnenie povinností v oblasti registratúry a archivácie | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia povinností v súvislosti s registratúrou a archívnou starostlivosťou – vedenie registratúrneho strediska spoločnosti | - MV SR - štátny archív
- Mária Černá, na základe zmluvného vzťahu |
| Prítomnosť zamestnanca na pracovisku | Možnosť k nahliadnutiu vybranými pozíciami do evidencie dochádzky za účelom zistenia prítomnosti zamestnanca na pracovisku pre plnenie pracovných súčinností (pc technici doručujúci IT zariadenie, súčinnosť pri servisných prácach, zásahoch, a pod.) |
V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany spracúvať vaše osobné údaje len na uvedené účely a iba v súlade s našimi pokynmi alebo platnými právnymi predpismi. K vašim osobným údajom budú mať prístup aj naši pracovníci. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na uvedené účely a len vtedy, ak je pracovník viazaný povinnosťou mlčanlivosti.
K vašim osobným údajom budú mať prístup oprávnení pracovníci TIPOS, v Slovenskej republike v rámci Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru. K spracúvaniu osobných údajov mimo EÚ nedochádza.
Vaše osobné údaje uchovávame len na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracovania uvedené v tomto vyhlásení.
| Činnosť | Doba archivácie |
| Dochádzka zamestnancov | Dochádzkové výkazy po dobu 10 rokov |
| Spracúvanie mzdovej agendy | Mzdové listy 50 rokov, ostatná mzdová agenda 10 rokov |
| Zasielanie údajov do Sociálnej poisťovne, odvody | Po dobu 10 rokov, prihlášky a odhlášky sa archivujú spolu s osobným spisom zamestnanca |
| Zasielanie údajov do zdravotných poisťovní, odvody | Po dobu 10 rokov, prihlášky a odhlášky sa archivujú spolu s osobným spisom zamestnanca |
| Povinné školenia (BOZP, PO, preškoľovanie vodičov, AML, GDPR, IT bezpečnosť, zdravotná služba) | Záznamy o školení, vrátane certifikátov 10 rokov, bežná korešpondencia BOZP a PO 3 roky, úrazy 10 rokov |
| Ukončovanie pracovného pomeru alebo obdobného pracovného vzťahu a výstup zamestnancov | Revidované osobné spisy 70 rokov od dátumu narodenia, ostatná dokumentácia je po ukončení zmluvného vzťahu zlikvidovaná resp. uložená po dobu nevyhnutnú určenú v Registratúrnom pláne |
| Plnenie povinností prevádzkovateľa pri zabezpečovaní súladu s Nariadením GDPR - vedenie príslušnej dokumentácie, monitorovanie súladu, konzultácie, vzdelávanie | Po dobu 5 rokov po ukončení konania, 5 rokov po ukončení zmluvného vzťahu zamestnanca |
| Správa registratúry - plnenie povinností v oblasti registratúry a archivácie | Lehoty uloženia v súlade s Registratúrnym poriadkom spoločnosti a platnou legislatívou |
| Prítomnosť zamestnanca na pracovisku | po dobu uchovávania dochádzkových údajov (evidencia dochádzky) |
Vaše osobné údaje môžeme spracovávať dlhšiu dobu v prípade pretrvávajúceho právneho sporu, alebo ak ste nám udelili súhlas.
Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre Vás znamená.
| Právo na prístup | Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom:
Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Avšak, dodatočné kópie budú spoplatnené. |
| Právo na opravu | Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali. |
| Právo na vymazanie | Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov. |
| Právo na obmedzenie | Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu
a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov
(alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my
(s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom,
ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje
významný verejný záujem na spracovaní.
Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali. |
| Právo namietať | Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov. |
| Právo na prenos údajov | Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov. |
| Stiahnutie súhlasu | Máte právo svoj súhlas stiahnuť a my následne zastavíme svoje spracovateľské činnosti na základe tohto právneho dôvodu. |
Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu dpo@tipos.sk .