V Societas, občianske združenie rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.
| Oblasť | Činnosť | Typy osobných údajov |
| Financie | Vedenie účtovnej a daňovej evidencie, spracovanie účtovných dokladov, účtovnej závierky a podkladov do výročnej správy | Osobné údaje uvedené na účtovných záznamoch/faktúrach/objednávkach v rozsahu titul, meno a priezvisko, kontaktné údaje (adresa pobytu alebo sídla), telefónne číslo, emailová adresa fyzickej osoby (pri PO štatutára alebo kontaktnej osoby), bankové spojenie, podpis; osobné údaje v rozsahu nevyhnutnom na výkon finančného auditu - účtovná dokumentácia, základná dokumentácia spoločnosti;
|
| Právna agenda | Vymáhanie pohľadávok a riešenie právnych sporov mimosúdnou aj súdnou cestou, účasť na konaniach a uplatňovanie a/alebo ochrana právnych nárokov prevádzkovateľa | Osobné údaje dotknutých osôb v rozsahu nevyhnutnom na vedenie príslušného konania v rozsahu najmä titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, telefonický, emailový kontakt, údaje o pohľadávke: výška dlhu, dôvod vzniku, dátum splatnosti, predmet sporu alebo uplatňovaného nároku, dôkazy a nevyhnutné podklady, právna dokumentácia: výzvy, žaloby, rozhodnutia, korešpondencia; u právnických osôb príslušnosť k právnickej osobe, sídlo, korešpondenčná adresa
|
| Zmluvné vzťahy | Uzatváranie a realizácia zmluvných vzťahov s obchodnými partnermi, vedenie evidencie, komunikácia | Meno, priezvisko titul štatutára/štatutárov obchodného partnera, telefonický, emailový kontakt; meno, priezvisko, titul kontaktnej osoby určenej obchodným partnerom, jeho funkčné postavenie, telefonický, emailový kontakt
|
| Kamerový monitoring | Monitoring vybraných priestorov prevádzkovateľa | Monitoring pohybu osôb, podobizeň dotknutej osoby, aktivity / činnosti realizované v monitorovanom priestore, dátum a čas týchto aktivít, vstupu a odchodu z monitorovanej zóny;
|
| Administratíva | Vybavovanie korešpondencie | Meno, priezvisko, adresa, emailová adresa, telefónne číslo, obsah korešpondencie
|
| Registratúra a archivácia | Správa registratúry a archivácia - evidencia, archivácia, vyraďovanie, likvidácia | Osobné údaje v rozsahu uvedenom v dokumentácii, ktorá musí byť v súlade s platnou legislatívou a stanovenými lehotami pre konkrétne oblasti prevádzkovateľa archivovaná
|
Societas, občianske združenie bude spracovávať Vaše údaje na nasledovné účely:
| Činnosť | Účel | Právny základ |
| Vedenie účtovnej a daňovej evidencie, spracovanie účtovných dokladov, účtovnej závierky a podkladov do výročnej správy | Vedenie účtovnej a daňovej agendy | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Vymáhanie pohľadávok a riešenie právnych sporov mimosúdnou aj súdnou cestou, účasť na konaniach a uplatňovanie a/alebo ochrana právnych nárokov prevádzkovateľa | Uplatňovanie právnych nárokov voči dlžníkom (napr. klienti, blízke osoby), riešenie sporov vyplývajúcich zo zmluvných vzťahov alebo poskytovania služieb, ochrana práv a oprávnených záujmov zariadenia. | - Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Uzatváranie a realizácia zmluvných vzťahov s obchodnými partnermi, vedenie evidencie, komunikácia | Riadenie predzmluvných a zmluvných vzťahov (dodávatelia) | - Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
| Monitoring vybraných priestorov prevádzkovateľa | Zabezpečenie ochrany života, zdravia, bezpečnosti osôb a majetku v priestoroch domova sociálnych služieb prostredníctvom monitorovania vybraných vnútorných a vonkajších priestorov kamerovým systémom | - Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
| Vybavovanie korešpondencie | Vybavovanie doručenej a odosielanej korešpondencie, vrátane evidencie, archivácie odpovedí na podania, žiadosti, sťažnosti a iné formy komunikácie, v súlade s právnymi predpismi a vnútornými pravidlami prevádzkovateľa | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
| Správa registratúry a archivácia - evidencia, archivácia, vyraďovanie, likvidácia | Evidencia, správa a uchovávanie dokumentov vzniknutých z činnosti prevádzkovateľa, uchovávanie dokumentov s právnym, historickým alebo prevádzkovým významom | - Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje na právnom základe plnenia našej zákonnej povinnosti, môže sa jednať o nasledovné právne predpisy:
| Činnosť | Názov predpisu |
| Správa registratúry a archivácia - evidencia, archivácia, vyraďovanie, likvidácia | Zákon č. 448/2008 Z.z. Zákon o sociálnych službách a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov |
| Zákon č.18/2018 Z.z. Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov | |
| Nariadenie EÚ č. 2016/679 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) | |
| Zákon č.395/2002 Z.z. Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov | |
| Vedenie účtovnej a daňovej evidencie, spracovanie účtovných dokladov, účtovnej závierky a podkladov do výročnej správy | Zákon č.563/2009 z.z. Zákon o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č. 431/2002 Z.z. Zákon o účtovníctve | |
| Vybavovanie korešpondencie | Zákon č. 448/2008 Z.z. Zákon o sociálnych službách a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov |
| Zákon č.71/1967 Z.z. Zákon o správnom konaní (správny poriadok) | |
| Zákon č.18/2018 Z.z. Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov | |
| Nariadenie EÚ č. 2016/679 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) | |
| Zákon č.395/2002 Z.z. Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov | |
| Vymáhanie pohľadávok a riešenie právnych sporov mimosúdnou aj súdnou cestou, účasť na konaniach a uplatňovanie a/alebo ochrana právnych nárokov prevádzkovateľa | Zákon č. 161/2015 Z.z. Civilný mimosporový poriadok |
| Zákon č. 160/2015 Z.z. Civilný sporový poriadok | |
| Zákon č. 301/2005 Z.z. Trestný poriadok | |
| Zákon č.513/1991 Z.z. Obchodný zákonník | |
| Zákon č. 448/2008 Z.z. Zákon o sociálnych službách a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov |
Societas, občianske združenie ako prevádzkovateľ môže zdieľať vaše údaje s tretími stranami v nasledovných prípadoch:
| Činnosť | Účel | Príjemcovia |
| Vedenie účtovnej a daňovej evidencie, spracovanie účtovných dokladov, účtovnej závierky a podkladov do výročnej správy | Vedenie účtovnej a daňovej agendy | - Ing. Viera Srnáková
- Finančná správa SR - Auditné spoločnosti |
| Vymáhanie pohľadávok a riešenie právnych sporov mimosúdnou aj súdnou cestou, účasť na konaniach a uplatňovanie a/alebo ochrana právnych nárokov prevádzkovateľa | Uplatňovanie právnych nárokov voči dlžníkom (napr. klienti, blízke osoby), riešenie sporov vyplývajúcich zo zmluvných vzťahov alebo poskytovania služieb, ochrana práv a oprávnených záujmov zariadenia. | - Súdy SR
- Exekútorský úrad - Policajný zbor SR - Prokuratúra SR - Advokátska kancelária Paul Q, s. r. o. |
| Uzatváranie a realizácia zmluvných vzťahov s obchodnými partnermi, vedenie evidencie, komunikácia | Riadenie predzmluvných a zmluvných vzťahov (dodávatelia) | |
| Monitoring vybraných priestorov prevádzkovateľa | Zabezpečenie ochrany života, zdravia, bezpečnosti osôb a majetku v priestoroch domova sociálnych služieb prostredníctvom monitorovania vybraných vnútorných a vonkajších priestorov kamerovým systémom | - Policajný zbor SR
- Súdy SR - Prokuratúra SR |
| Vybavovanie korešpondencie | Vybavovanie doručenej a odosielanej korešpondencie, vrátane evidencie, archivácie odpovedí na podania, žiadosti, sťažnosti a iné formy komunikácie, v súlade s právnymi predpismi a vnútornými pravidlami prevádzkovateľa | - Slovenská pošta |
| Správa registratúry a archivácia - evidencia, archivácia, vyraďovanie, likvidácia | Evidencia, správa a uchovávanie dokumentov vzniknutých z činnosti prevádzkovateľa, uchovávanie dokumentov s právnym, historickým alebo prevádzkovým významom | - Štátny archív MV SR |
V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany spracúvať vaše osobné údaje len na uvedené účely a iba v súlade s našimi pokynmi alebo platnými právnymi predpismi. K vašim osobným údajom budú mať prístup aj naši pracovníci. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na uvedené účely a len vtedy, ak je pracovník viazaný povinnosťou mlčanlivosti.
K vašim osobným údajom budú mať prístup oprávnení pracovníci Societas, občianske združenie, v Slovenskej republike v rámci Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru. K spracúvaniu osobných údajov mimo EÚ nedochádza.
Vaše osobné údaje uchovávame len na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracovania uvedené v tomto vyhlásení.
| Činnosť | Doba archivácie |
| Vedenie účtovnej a daňovej evidencie, spracovanie účtovných dokladov, účtovnej závierky a podkladov do výročnej správy | Po dobu 10 rokov od konca účtovného obdobia |
| Vymáhanie pohľadávok a riešenie právnych sporov mimosúdnou aj súdnou cestou, účasť na konaniach a uplatňovanie a/alebo ochrana právnych nárokov prevádzkovateľa | Po dobu 10 rokov od právoplatného skončenia daného súdneho konania alebo mimosúdneho konania resp. do doby ukončenia sporu, vybavenia žiadosti/sťažnosti a do doby vyrovnania všetkých záväzkov |
| Uzatváranie a realizácia zmluvných vzťahov s obchodnými partnermi, vedenie evidencie, komunikácia | Zmluvy, objednávky a faktúry po dobu trvania zmluvného vzťahu resp. po dobu vysporiadania všetkých záväzkov vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu. Údaje potrebné na plnenie zákonných povinností v súvislosti s vedením účtovníctva a plnenia daňových povinností vstupujú do spracovateľskej činnosti „Vedenie účtovnej a daňovej agendy“. |
| Monitoring vybraných priestorov prevádzkovateľa | 72 hodín |
| Vybavovanie korešpondencie | Bežná korešpondencia 2 roky, úradná korešpondencia 5 rokov |
| Správa registratúry a archivácia - evidencia, archivácia, vyraďovanie, likvidácia | V súlade s platnou legislatívou resp. v súlade so stanovenou lehotou pre danú oblasť definovanú v konkrétnej spracovateľskej činnosti. |
Vaše osobné údaje môžeme spracovávať dlhšiu dobu v prípade pretrvávajúceho právneho sporu, alebo ak ste nám udelili súhlas.
Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre Vás znamená.
| Právo na prístup | Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom:
Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Avšak, dodatočné kópie budú spoplatnené. |
| Právo na opravu | Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali. |
| Právo na vymazanie | Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov. |
| Právo na obmedzenie | Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu
a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov
(alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my
(s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom,
ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje
významný verejný záujem na spracovaní.
Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali. |
| Právo namietať | Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov. |
| Právo na prenos údajov | Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov. |
| Odvolanie súhlasu | V prípade, ak ste nám na nejakú spracovateľskú činnosť udelili súhlas, tento súhlas je dobrovoľný a máte právo ho kedykoľvek vziať späť akýmkoľvek spôsobom. |
Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu info@sendom-societas.sk .