V Pontis Impact, s. r. o. rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.
| Oblasť | Činnosť | Účel |
Typy osobných údajov
Osobitná kategória osobných údajov |
Právny základ
Výnimka pre spracúvanie osobitnej kategórie |
Príjemcovia | Doba archivácie |
| HR | Zabezpečenie všetkých administratívnych, organizačných a zákonných úkonov súvisiacich s prijatím novej osoby do pracovnoprávneho alebo obdobného zmluvného vzťahu, vrátane získania potrebných osobných údajov, prípravy a uzatvorenia pracovnej zmluvy alebo dohody, vedenia osobného spisu, registrácie voči príslušným inštitúciám a zabezpečenia interných procesov potrebných na výkon práce. | Spracúvanie osobných údajov na účely zabezpečenia zákonných a zmluvných povinností zamestnávateľa súvisiacich so vznikom a vedením pracovnoprávneho alebo obdobného zmluvného vzťahu. |
Osobné údaje potrebné na uzatvorenie pracovnoprávneho vzťahu a splnenie registračných povinností zamestnávateľa, a to najmä meno, priezvisko, titul, rodné priezvisko, dátum a miesto narodenia, rodné číslo, adresa trvalého pobytu a adresa na doručovanie písomností, e‑mailová adresa, telefónne číslo, údaje a overenie údajov z občianskeho preukazu, pasu alebo iného dokladu totožnosti, štátna príslušnosť, národnosť, rodinný stav, číslo bankového účtu, podpis, zápočtový list, údaje o dôchodkoch, mená a priezviská detí alebo iných osôb, na ktoré si zamestnanec uplatňuje bonusy alebo dávky, a ich rodné čísla, informácia o inom zamestnávateľovi, výška mzdy, názov pracovnej pozície, priamy nadriadený a miesto výkonu práce. Súčasťou spracúvania môžu byť aj údaje týkajúce sa zdravia, najmä lekársky posudok o zdravotnej spôsobilosti na výkon práce, informácie o zdravotných obmedzeniach relevantných pre zaradenie na pracovné miesto a ďalšie údaje vyplývajúce z povinností pracovnej zdravotnej služby a predpisov BOZP, ktoré sa spracúvajú výlučne v rozsahu nevyhnutnom na splnenie zákonných povinností zamestnávateľa.
Spracúvanie údajov týkajúcich sa zdravia |
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. Spracovávanie je nevyhnutné na účel plnenia povinností a výkonu osobitných práv prevádzkovateľa alebo dotknutej osoby v oblasti pracovného práva, práva sociálneho zabezpečenia, sociálnej ochrany alebo verejného zdravotného poistenia podľa osobitného predpisu, medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo podľa kolektívnej zmluvy, ak poskytujú primerané záruky ochrany základných práv a záujmov dotknutej osoby. |
- Dôchodková poisťovňa
- Sociálna poisťovňa - Zdravotná poisťovňa - Úrad práce, sociálnych vecí a rodiny - Exekútorský úrad - Finančná správa SR |
Osobné spisy do 70 rokov veku, ostatná dokumentácia je po ukončení zmluvného vzťahu zlikvidovaná alebo vrátená resp. uložená po dobu určenú v príslušnej legislatíve. |
| HR | Evidencia pracovného času a dochádzky | Spracúvanie osobných údajov na účely zaznamenávania a evidencie pracovného času a dochádzky |
Meno, priezvisko, titul, osobné číslo, číslo karty, pracovný fond, dátum a čas príchodu do zamestnania, odchodu zo zamestnania, dátum, čas a dôvod opustenia pracoviska – čerpanie dovolenky, návštevy lekára, PN, OČR;
|
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
- Inšpektorát práce
- Sociálna poisťovňa - Zdravotná poisťovňa |
Evidencia dochádzky po dobu 5 rokov |
| HR | Vedenie mzdovej agendy - mesačné spracovanie miezd a odmien, vedenie mzdových listov zamestnancov, úhrada miezd, spracovanie a zasielanie výplatných pások, zrážky zo mzdy | Spracovanie osobných údajov na účely plnenia zákonných povinností zamestnávateľa - realizácie mzdovej povinnosti |
Osobné údaje potrebné na výpočet mzdy, odvodov, daní a ďalších zákonných povinností zamestnávateľa, a to najmä meno, priezvisko, titul, rodné číslo, výška a zloženie mzdy, benefity, bonusy, číslo bankového účtu, dátum vyplatenia mzdy, údaje o odvodoch do Sociálnej poisťovne a zdravotných poisťovní, daňové plnenia, zrážky zo mzdy, stravné, mená a priezviská detí alebo iných osôb, na ktoré si zamestnanec uplatňuje bonusy alebo dávky, ich dátumy narodenia a rodné čísla. Súčasťou spracúvania môžu byť aj údaje týkajúce sa zdravia, a to v rozsahu potrebnom na splnenie zákonných povinností v oblasti sociálneho a zdravotného poistenia, najmä informácie o dočasnej pracovnej neschopnosti, o PN, OČR, materskej alebo rodičovskej dovolenke, prípadne ďalšie údaje o zdravotnom stave, ktoré majú priamy vplyv na výpočet mzdy, odvodov alebo daňových bonusov.
Spracúvanie údajov týkajúcich sa zdravia |
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. Spracovávanie je nevyhnutné na účel plnenia povinností a výkonu osobitných práv prevádzkovateľa alebo dotknutej osoby v oblasti pracovného práva, práva sociálneho zabezpečenia, sociálnej ochrany alebo verejného zdravotného poistenia podľa osobitného predpisu, medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo podľa kolektívnej zmluvy, ak poskytujú primerané záruky ochrany základných práv a záujmov dotknutej osoby. |
- Sociálna poisťovňa
- Zdravotná poisťovňa - Dôchodková poisťovňa - Exekútorský úrad - Finančná správa SR |
Mzdové listy a mzdová evidencia 50 rokov podľa zákonných požiadaviek. Ostatné dokumenty mzdovej agendy sa uchovávajú počas trvania pracovného pomeru a následne po dobu potrebnú na splnenie daňových, účtovných a archivačných povinností zamestnávateľa, spravidla 10 rokov, ak osobitný predpis neustanovuje dlhšiu lehotu. |
| HR | Plnenie zákonných povinností zamestnávateľa v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, požiarnej ochrany a evidencie pracovných úrazov, vrátane zabezpečenia školení, vedenia povinnej dokumentácie, preverovania pracovných úrazov, komunikácie s príslušnými orgánmi a prijímania opatrení na zaistenie bezpečného pracovného prostredia | Plnenie povinností zamestnávateľa na úseku bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, požiarnej ochrany a úrazov |
Osobné údaje potrebné na plnenie povinností zamestnávateľa podľa predpisov BOZP a požiarnej ochrany, najmä meno, priezvisko, titul, pracovné zaradenie, pracovisko, dátum nástupu, údaje o absolvovaných školeniach a testoch, záznamy o preverovaní znalostí, údaje o pracovných úrazoch, dátum, miesto a opis úrazu, mená svedkov a zúčastnených osôb, prijaté opatrenia a záznamy o ich plnení. Súčasťou spracúvania môžu byť aj údaje týkajúce sa zdravia, ak sú nevyhnutné na splnenie zákonných povinností zamestnávateľa, najmä informácie o povahe a rozsahu pracovného úrazu, lekárske správy alebo potvrdenia súvisiace s pracovným úrazom, údaje o dočasnej pracovnej neschopnosti spôsobenej pracovným úrazom a ďalšie zdravotné údaje, ktoré sú potrebné na vedenie evidencie úrazov, hlásenie príslušným orgánom a posúdenie pracovnej schopnosti zamestnanca po úraze.
Spracúvanie údajov týkajúcich sa zdravia |
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Spracovávanie je nevyhnutné na účel plnenia povinností a výkonu osobitných práv prevádzkovateľa alebo dotknutej osoby v oblasti pracovného práva, práva sociálneho zabezpečenia, sociálnej ochrany alebo verejného zdravotného poistenia podľa osobitného predpisu, medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo podľa kolektívnej zmluvy, ak poskytujú primerané záruky ochrany základných práv a záujmov dotknutej osoby. |
- Inšpektorát práce
- Policajný zbor SR - Prokuratúra SR - Súdy SR - Poskytovateľ služieb BOZP a PO |
Údaje sa uchovávajú počas trvania pracovnoprávneho vzťahu a následne podľa zákonných lehôt stanovených pre dokumentáciu BOZP a pracovné úrazy; záznamy o pracovných úrazoch sa uchovávajú najmenej 5 rokov, pri závažných úrazoch podľa osobitných predpisov aj dlhšie, v súlade s archivačnými povinnosťami zamestnávateľa. |
| HR | Daňové povinnosti - vypracovanie prehľadov o zrazených a odvedených preddavkov na daň, hlásenia o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti, ročné zúčtovanie preddavkov na daň zo závislej činnosti, vystavenie potvrdenia o zdaniteľnej mzde a zrazených preddavkoch, vstavenie potvrdení o príjme zamestnancovi | Spracovanie osobných údajov na účely plnenia daňových povinností zamestnávateľa |
Osobné údaje potrebné na vypracovanie prehľadov o zrazených a odvedených preddavkoch na daň, hlásení o vyúčtovaní dane, ročného zúčtovania preddavkov na daň zo závislej činnosti a na vystavenie potvrdení o príjme zamestnanca. Spracúvajú sa najmä meno, priezvisko, titul, rodné číslo, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, kontaktné údaje, údaje o výške mzdy a zdaniteľných príjmoch, údaje o zrazených preddavkoch na daň, daňových bonusoch a uplatnených nezdaniteľných častiach, údaje o vyživovaných deťoch alebo iných osobách, na ktoré si zamestnanec uplatňuje daňové zvýhodnenie (vrátane ich mien, dátumov narodenia a rodných čísiel), údaje o odvodoch, zrážkach a ďalších skutočnostiach potrebných na splnenie daňových povinností zamestnávateľa.
|
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
- Finančná správa SR | Po dobu 10 rokov v súlade s povinnosťami vyplývajúcimi z daňových a účtovných predpisov, a to na účely preukázania splnenia daňových povinností zamestnávateľa. |
| HR | Ukončenie zmluvného vzťahu - prípravu dokumentov pri skončení pracovného pomeru, odhlásenie zamestnanca z povinných systémov, vysporiadanie mzdy, benefitov a dovolenky a archivácia dokumentácie podľa zákona. | Spracúvanie osobných údajov na účely plnenia zákonných a zmluvných povinností zamestnávateľa súvisiacich s riadnym ukončením pracovného pomeru alebo obdobného zmluvného vzťahu, vrátane administratívneho, mzdového a evidenčného ukončenia pracovnoprávneho vzťahu. |
Osobné údaje potrebné na ukončenie pracovného pomeru, najmä meno, priezvisko, titul, rodné číslo, dátum narodenia, adresa, kontaktné údaje, pracovné zaradenie, dátum vzniku a skončenia pracovného pomeru, údaje o mzde, odvodoch, daniach, nevyčerpanej dovolenke, benefitoch a zrážkach zo mzdy, ako aj údaje potrebné na vyhotovenie zápočtového listu a evidenčného listu dôchodkového poistenia.
|
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
- Exekútorský úrad
- Zdravotná poisťovňa - Sociálna poisťovňa - Finančná správa SR |
Do konca kalendárneho roka, v ktorom dotknutá osoby dovŕši 70 rokov veku života |
| HR | Prideľovanie pracovných zariadení a majetku zamestnancom, vrátane vedenia evidencie o ich pridelení, používaní, technickom stave a vrátení, ako aj správy súvisiacej dokumentácie a interných záznamov. Je v oprávnenom záujme prevádzkovateľa spracúvať osobné údaje na účely evidencie, správy a kontroly zverených pracovných zariadení a majetku, najmä za účelom zabezpečenia ich riadneho používania, ochrany pred zneužitím alebo poškodením, sledovania technického stavu, predchádzania škodám a zabezpečenia ich vrátenia po skončení pracovného vzťahu alebo pri zmene pracovného zaradenia. | Spracúvanie osobných údajov na účely evidencie, správy a kontroly zverených pracovných zariadení a majetku, vrátane zabezpečenia ich riadneho používania, ochrany a vrátenia zo strany zamestnancov. |
Meno, priezvisko, pracovné zaradenie, organizačná jednotka, identifikátor zamestnanca, údaje o pridelených zariadeniach, dátum pridelenia a vrátenia, informácie o zodpovednosti za majetok a záznamy o incidentoch súvisiacich s používaním zariadení.
|
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
- Inšpektorát práce | Po dobu zaradenia príslušného zariadenia do majetku prevádzkovateľa, účtovné doklady vstupujú do spracovateľskej činnosti "Vedenie účtovnej a daňovej agendy" |
| Administratíva | Vedenie korporátnej agendy obchodnej spoločnosti, plnenie zákonných povinností vyplývajúcich z Obchodného zákonníka a súvisiacich právnych predpisov, vedenie evidencie štatutárnych orgánov, vykonávanie zmien v obchodnom registri, komunikácia so štátnymi inštitúciami a orgánmi verejnej moci a uchovávanie dokumentácie súvisiacej s riadením a fungovaním spoločnosti. | Spracúvanie osobných údajov na účely riadneho vedenia agendy vedenia spoločnosti a plnenia povinností vyplývajúcich z príslušnej legislatívy, vrátane správy dokumentácie, evidencie štatutárnych orgánov a komunikácie so štátnymi inštitúciami. |
Meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, štátna príslušnosť, rodné číslo (ak je vyžadované príslušným registrom), kontaktné údaje, funkcia v spoločnosti, údaje uvedené v korporátnych dokumentoch a údaje potrebné na podanie návrhov do obchodného registra alebo na komunikáciu s orgánmi verejnej moci.
|
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. | - Iné orgány štátnej správy
- MV SR - štátny archív - Advokátska kancelária - Súdy SR - Príslušné registre a verejné inštitúcie - Auditné spoločnosti - Banky/finančné inštitúcie |
Počas trvania funkcie alebo postavenia dotknutej osoby v spoločnosti a následne počas zákonných archivačných lehôt, spravidla 10 rokov od skončenia výkonu funkcie alebo od vykonania príslušného úkonu. Dokumenty, ktoré sú súčasťou povinnej korporátnej dokumentácie, sa uchovávajú počas celej existencie spoločnosti a následne podľa archivačných predpisov. |
| IT systémy a bezpečnosť | Správa a údržba IT zariadení a informačných systémov, riadenie a evidencia prístupových oprávnení, monitorovanie a zabezpečenie prevádzky siete a vykonávanie opatrení na zaistenie informačnej a kybernetickej bezpečnosti. Je v oprávnenom záujme prevádzkovateľa spracúvať osobné údaje na účely ochrany informačných systémov, siete a technickej infraštruktúry, predchádzania bezpečnostným incidentom, kontroly prístupov a zabezpečenia integrity, dostupnosti a dôvernosti informačných aktív. | Spracúvanie osobných údajov na účely evidencie a správy IT zariadení a informačných systémov, riadenia prístupov do týchto systémov a zabezpečenia bezpečnej, funkčnej a chránenej prevádzky siete a informačných aktív prevádzkovateľa. |
Meno, priezvisko, emailová adresa, telefónne číslo, pracovné zaradenie, prístupový kód/heslo zamestnanca, prístupové oprávnenia a roly, online identifikátor, pracovná IP adresa, logy
|
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. - Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
- Winking s. r. o.
- Policajný zbor SR - Prokuratúra SR - Súdy SR - Inšpektorát práce - Microsoft |
Počas trvania pracovného alebo zmluvného vzťahu v prípade evidencie a správy IT zariadení, pričom prevádzkové záznamy súvisiace s používaním informačných systémov sa uchovávajú spravidla 6 mesiacov až 1 rok podľa interných bezpečnostných politík |
| Agenda ochrany osobných údajov | Vedenie agendy GDPR - poverenia oprávnených osôb, menovania vlastníkov agendy, školenia, kontrolná činnosť | Spracúvanie osobných údajov na účely zabezpečovania súladu interných procesov a nastavení so zákonnými požiadavkami v oblasti ochrany osobných údajov, vrátane pravidelného vzdelávania zamestnancov a výkonu kontrolných a dohľadových činností zameraných na preverovanie dodržiavania týchto požiadaviek. |
Meno, priezvisko, titul, emailová adresa, funkčné zaradenie, zamestnávateľ, menovanie/poverenie na spracúvanie OÚ v súvislosti vedením GDPR dokumentácie, dátum absolvovania školenia;
|
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. | - Úrad na ochranu osobných údajov
- JUDICIUM, s. r. o. |
Po dobu 5 rokov po ukončení pracovnoprávneho, obdobného alebo zmluvného vzťahu |
| Bezpečnosť | Kamerový monitoring vybraných interných priestorov prevádzkovateľa. Je v oprávnenom záujme prevádzkovateľa spracúvať osobné údaje na účely ochrany svojho majetku, prevencie a objasňovania bezpečnostných incidentov a na zabezpečenie zdravia a bezpečnosti dotknutých osôb. | Ochrana majetku prevádzkovateľa, prevencia a objasňovanie bezpečnostných incidentov (krádeže, vandalizmus, neoprávnený vstup) a zabezpečenie zdravia a bezpečnosti zamestnancov, dobrovoľníkov, zmluvných partnerov a ďalších osôb pohybujúcich sa v monitorovaných vnútorných priestoroch prevádzkovateľa |
Záznamy z kamerového systému obsahujúce podobu dotknutých osôb, ich pohyb v monitorovaných priestoroch, časové údaje o vstupe a pohybe, ako aj údaje o incidentoch, pokusoch o neoprávnený vstup či poškodení majetku.
|
- Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. | - Policajný zbor SR
- Prokuratúra SR - Súdy SR |
Záznamy sa uchovávajú po dobu 72 hodín, po uplynutí tejto lehoty sa automaticky vymazávajú. Ak vznikne dôvodný predpoklad, že záznam bude potrebný na objasnenie bezpečnostného incidentu alebo poistnej udalosti, môže byť uchovávaný až do úplného ukončenia príslušného konania. |
| Financie | Zabezpečenie riadneho vedenia účtovnej a daňovej evidencie spoločnosti, spracovanie účtovných dokladov, vedenie účtovných kníh, príprava účtovnej závierky, ako aj plnenie povinností vyplývajúcich z účtovných a daňových predpisov. | Spracúvanie osobných údajov je vykonávané na účely plnenia zákonných povinností spoločnosti v oblasti účtovníctva a daní a plnenia povinností podľa príslušných účtovných a daňových predpisov. |
Osobné údaje uvedené na účtovných dokladoch a v účtovných záznamoch, najmä meno, priezvisko, titul, adresa trvalého pobytu, dátum narodenia alebo rodné číslo (ak je súčasťou dokladu), kontaktné údaje, identifikačné údaje dodávateľov a odberateľov – fyzických a právnických osôb, údaje o príjmoch, odmenách, náhradách a zrážkach, údaje o platbách, bankových transakciách a ďalšie údaje nevyhnutné na vedenie účtovníctva, spracovanie účtovných dokladov, vyhotovenie účtovnej závierky, daňových priznaní a zákonom vyžadovaných výkazov.
|
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
- Advokátska kancelária
- Iné orgány štátnej správy - Finančná správa SR |
Po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa účtovné záznamy/faktúry týkajú alebo 20 rokov pre niektoré vybrané dôležité dokumenty |
| eziadosti.sk | Zabezpečenie technickej prevádzky, správy, údržby, uchovávania údajov, riešenia incidentov a celkovej funkčnosti grantového systému eziadosti.sk. Oprávneným záujmom prevádzkovateľa je zabezpečenie bezpečnej, stabilnej a funkčnej prevádzky systému | Spracúvanie osobných údajov na účely zaistenie dostupnosti, bezpečnosti, stability a spoľahlivosti systému eziadosti.sk, vrátane podpory používateľov a technickej administrácie. |
Spracúvajú sa osobné údaje v rozsahu nevyhnutnom na zabezpečenie funkčnosti, stability, bezpečnosti a technickej podpory systému, najmä meno, priezvisko, emailová adresa, telefónne číslo, údaje potrebné na vytváranie a správu používateľských účtov, údaje o rolách a oprávneniach v systéme, IP adresy, systémové logy, časové pečiatky, záznamy o prihláseniach a aktivitách v systéme, diagnostické a prevádzkové údaje potrebné na monitoring, údržbu a riešenie incidentov. Údaje obsiahnuté v grantových žiadostiach a prílohách - tieto údaje sú v systéme uchovávané a sprístupňované, nie aktívne spracúvané nad rámec technickej prevádzky.
|
- Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. | - Websupport s. r. o.
- CNC, a.s. - MAPE Services s. r. o. - Martin Majerníček |
Osobné údaje sa uchovávajú počas trvania prevádzky systému a v rozsahu potrebnom na zabezpečenie jeho funkčnosti, bezpečnosti a technickej podpory. Technické logy a prevádzkové záznamy sa uchovávajú spravidla najviac 1 rok, a to len v rozsahu potrebnom na monitoring, riešenie incidentov a zabezpečenie prevádzky. Údaje obsiahnuté v grantových žiadostiach sa uchovávajú podľa pravidiel a lehôt stanovených pre grantové procesy. Po uplynutí príslušných lehôt sa údaje vymažú alebo anonymizujú v súlade s internými pravidlami prevádzkovateľa. |
| PR | Zverejňovanie kontaktných údajov, vizitiek na fotografií na webe prevádzkovateľa, v propagačných materiáloch a pri komunikácii | Budovanie dobrého mena, transparentnosti a dôveryhodnosti prevádzkovateľa prostredníctvom zverejňovania kontaktných údajov, pracovných pozícií a fotografií zamestnancov a štatutárov na webovom sídle, v propagačných materiáloch alebo v rámci verejnej komunikácie. |
Meno, priezvisko, titul, pracovné zaradenie alebo funkcia, e‑mailová adresa, telefónne číslo, profilová fotografia (podobizeň), prípadne stručná profesijná charakteristika, ak je súčasťou prezentácie.
|
- Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely. | Osobné údaje sa uchovávajú počas obdobia platnosti udeleného súhlasu. Po odvolaní súhlasu alebo po ukončení pracovného či funkčného vzťahu sa údaje odstránia bezodkladne, najneskôr do 30 dní. Profilové fotografie sa uchovávajú najviac 5 rokov od zverejnenia, pokiaľ nie je súhlas odvolaný skôr. | |
| PR | Zverejňovanie údajov o zákazníkoch, partneroch a aktivitách prevádzkovateľa. Je v oprávnenom záujme prevádzkovateľa transparentne informovať verejnosť o svojej činnosti, prezentovať realizované projekty, partnerstvá a spolupráce, posilňovať dôveryhodnosť a reputáciu organizácie, preukazovať výsledky svojej práce a podporovať rozvoj vzťahov so zákazníkmi, partnermi a komunitou. | Informovanie verejnosti o aktivitách prevádzkovateľa, prezentácia realizovaných projektov, spoluprác, partnerstiev a referencií, ako aj posilňovanie transparentnosti a dôveryhodnosti organizácie. |
Údaje nevyhnutné na transparentnú prezentáciu činnosti prevádzkovateľa, preukazovanie realizovaných aktivít a budovanie dôveryhodnosti organizácie. Ide o údaje, ktorých zverejnenie je primerané a očakáva teľné v kontexte spolupráce napr. meno a priezvisko, pracovná pozícia alebo profesijné zaradenie, názov organizácie (ak ide o partnera alebo zákazníka – právnickú osobu), úloha osoby v projekte alebo aktivite, informácie o spolupráci (napr. účasť na projekte, partnerstvo, typ zapojenia), základné údaje o realizovaných aktivitách, v ktorých osoba vystupuje v profesionálnej role.
Na spracúvanie a zverejňovanie údajov, ktoré presahujú rámec nevyhnutný pre oprávnený záujem, prevádzkovateľ získava súhlas dotknutej osoby. Ide najmä o údaje, ktoré majú prezentačný, marketingový alebo osobnostný charakter napr. fotografia osoby, videozáznam alebo audiozáznam, osobný alebo profesijný profil, akékoľvek ďalšie prezentačné údaje používané v marketingových alebo PR materiáloch.
|
- Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.
- Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
Údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa sa uchovávajú počas trvania spolupráce, projektu alebo aktivity, v rámci ktorej boli zverejnené, a následne najviac po dobu 1 roka, pokiaľ neexistuje iný právny dôvod na ich ďalšie uchovávanie. Údaje spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby sa uchovávajú do odvolania súhlasu alebo najviac po dobu 5 rokov od ich zverejnenia, ak dotknutá osoba súhlas neodvolá skôr. Po uplynutí príslušnej lehoty alebo po odvolaní súhlasu sa údaje bezodkladne odstránia alebo anonymizujú. |
V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje na právnom základe plnenia našej zákonnej povinnosti, môže sa jednať o nasledovné právne predpisy:
| Činnosť | Názov predpisu |
| Daňové povinnosti - vypracovanie prehľadov o zrazených a odvedených preddavkov na daň, hlásenia o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti, ročné zúčtovanie preddavkov na daň zo závislej činnosti, vystavenie potvrdenia o zdaniteľnej mzde a zrazených preddavkoch, vstavenie potvrdení o príjme zamestnancovi | Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce |
| Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov | |
| Zákon č.222/2004 Z.z. Zákon o dani z pridanej hodnoty | |
| Evidencia pracovného času a dochádzky | Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce |
| Plnenie zákonných povinností zamestnávateľa v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, požiarnej ochrany a evidencie pracovných úrazov, vrátane zabezpečenia školení, vedenia povinnej dokumentácie, preverovania pracovných úrazov, komunikácie s príslušnými orgánmi a prijímania opatrení na zaistenie bezpečného pracovného prostredia | Zákon č.124/2006 Z.z. Zákon o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č. 314/2001 Z.z. Zákon o ochrane pred požiarmi v znení neskorších predpisov | |
| Správa a údržba IT zariadení a informačných systémov, riadenie a evidencia prístupových oprávnení, monitorovanie a zabezpečenie prevádzky siete a vykonávanie opatrení na zaistenie informačnej a kybernetickej bezpečnosti. Je v oprávnenom záujme prevádzkovateľa spracúvať osobné údaje na účely ochrany informačných systémov, siete a technickej infraštruktúry, predchádzania bezpečnostným incidentom, kontroly prístupov a zabezpečenia integrity, dostupnosti a dôvernosti informačných aktív. | Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce |
| Zákon č.125/2006 Z.z. Zákon o inšpekcii práce a o zmene a doplnení zákona č. 82/2005 Z.z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov | |
| Nariadenie EÚ č. 2016/679 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) | |
| Ukončenie zmluvného vzťahu - prípravu dokumentov pri skončení pracovného pomeru, odhlásenie zamestnanca z povinných systémov, vysporiadanie mzdy, benefitov a dovolenky a archivácia dokumentácie podľa zákona. | Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce |
| Zákon č. 580/2004 Z.z. Zákon o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov | |
| Zákon č.233/1995 Z.z. Zákon o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení ďalších zákonov | |
| Zákon č. 448/2008 Z.z. Zákon o sociálnych službách a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov | |
| Vedenie agendy GDPR - poverenia oprávnených osôb, menovania vlastníkov agendy, školenia, kontrolná činnosť | Zákon č.18/2018 Z.z. Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Nariadenie EÚ č. 2016/679 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) | |
| Vedenie korporátnej agendy obchodnej spoločnosti, plnenie zákonných povinností vyplývajúcich z Obchodného zákonníka a súvisiacich právnych predpisov, vedenie evidencie štatutárnych orgánov, vykonávanie zmien v obchodnom registri, komunikácia so štátnymi inštitúciami a orgánmi verejnej moci a uchovávanie dokumentácie súvisiacej s riadením a fungovaním spoločnosti. | Zákon č.513/1991 Z.z. Obchodný zákonník |
| Zákon č.40/1964 Z.z. Občiansky zákonník | |
| Vedenie mzdovej agendy - mesačné spracovanie miezd a odmien, vedenie mzdových listov zamestnancov, úhrada miezd, spracovanie a zasielanie výplatných pások, zrážky zo mzdy | Zákon č. 580/2004 Z.z. Zákon o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
| Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov | |
| Zákon č. 462/2003 Z.z. Zákon o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov | |
| Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce | |
| Zabezpečenie riadneho vedenia účtovnej a daňovej evidencie spoločnosti, spracovanie účtovných dokladov, vedenie účtovných kníh, príprava účtovnej závierky, ako aj plnenie povinností vyplývajúcich z účtovných a daňových predpisov. | Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov |
| Zákon č. 431/2002 Z.z. Zákon o účtovníctve | |
| Zabezpečenie všetkých administratívnych, organizačných a zákonných úkonov súvisiacich s prijatím novej osoby do pracovnoprávneho alebo obdobného zmluvného vzťahu, vrátane získania potrebných osobných údajov, prípravy a uzatvorenia pracovnej zmluvy alebo dohody, vedenia osobného spisu, registrácie voči príslušným inštitúciám a zabezpečenia interných procesov potrebných na výkon práce. | Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce |
| Zákon č. 580/2004 Z.z. Zákon o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov | |
| Zákon č. 461/2003 Z.z. Zákon o sociálnom poistení | |
| Zákon č. 5/2004 Z.z. Zákon o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov |
Ak majú k vašim osobným údajom prístup tretie strany (v takom prípade sú uvedené v stĺpci PRÍJEMCOVIA), môžu ich spracúvať len na uvedené účely a iba v súlade s našimi pokynmi alebo platnými právnymi predpismi. Vaše údaje sú spracúvané v Slovenskej republike v rámci Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru. K spracúvaniu osobných údajov mimo EÚ nedochádza.
Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre Vás znamená.
| Právo na prístup | Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom:
Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Avšak, dodatočné kópie budú spoplatnené. |
| Právo na opravu | Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali. |
| Právo na vymazanie | Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov. |
| Právo na obmedzenie | Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu
a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov
(alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my
(s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom,
ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje
významný verejný záujem na spracovaní.
Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali. |
| Právo namietať | Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov. |
| Právo na prenos údajov | Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov. |
| Odvolanie súhlasu | V prípade, ak ste nám na nejakú spracovateľskú činnosť udelili súhlas, tento súhlas je dobrovoľný a máte právo ho kedykoľvek vziať späť akýmkoľvek spôsobom. |
Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu info@pontisimpact.sk .