V Pontis Impact, s. r. o. rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.
| Oblasť | Činnosť | Účel |
Typy osobných údajov
Osobitná kategória osobných údajov |
Právny základ
Výnimka pre spracúvanie osobitnej kategórie |
Príjemcovia | Doba archivácie |
| Zmluvné vzťahy | Zabezpečenie komunikácie a rokovaní so zmluvnými partnermi, vypracovanie cenových ponúk, návrhov zmlúv, posúdenie obchodných podmienok a preverenie základných identifikačných údajov potrebných na uzatvorenie zmluvy. V prípade kontaktných osôb je právnym základom spracúvania oprávnený záujem prevádzkovateľa na riadnej obchodnej komunikácii | Spracúvanie osobných údajov na účely riadenia obchodných vzťahov – predzmluvné vzťahy |
Meno, priezvisko titul štatutára/štatutárov obchodného partnera, telefonický, emailový kontakt; meno, priezvisko, titul kontaktnej osoby určenej obchodným partnerom, jeho funkčné postavenie, telefonický, emailový kontakt, údaje uvedené v komunikácii a dokumentoch súvisiacich s prípravou zmluvy.
|
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
Počas trvania predzmluvného rokovania a následne najviac 1 rok, ak nedôjde k uzatvoreniu zmluvy. | |
| Zmluvné vzťahy | Zabezpečenie riadenia, plnenia a evidencie zmluvných vzťahov so zmluvnými partnermi, vrátane komunikácie, fakturácie, kontroly plnenia, archivácie zmlúv a súvisiacich dokumentov. V prípade kontaktných osôb je právnym základom spracúvania oprávnený záujem prevádzkovateľa na riadnej obchodnej komunikácii. | Spracúvanie osobných údajov na účely riadenia a evidencie zmluvných vzťahov |
Meno, priezvisko titul štatutára/štatutárov obchodného partnera, telefonický, emailový kontakt; meno, priezvisko, titul kontaktnej osoby určenej obchodným partnerom, jeho funkčné postavenie, telefonický, emailový kontakt, údaje uvedené v zmluvách, objednávkach, faktúrach a súvisiacej komunikácii.
|
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. |
Počas trvania zmluvného vzťahu a následne po dobu 10 rokov od jeho ukončenia, a to na účely splnenia zákonných povinností v oblasti účtovníctva, daní a preukazovania právnych nárokov. | |
| Financie | Zabezpečenie riadneho vedenia účtovnej a daňovej evidencie spoločnosti, spracovanie účtovných dokladov, vedenie účtovných kníh, príprava účtovnej závierky, ako aj plnenie povinností vyplývajúcich z účtovných a daňových predpisov. | Spracúvanie osobných údajov je vykonávané na účely plnenia zákonných povinností spoločnosti v oblasti účtovníctva a daní a plnenia povinností podľa príslušných účtovných a daňových predpisov. |
Osobné údaje uvedené na účtovných dokladoch a v účtovných záznamoch, najmä meno, priezvisko, titul, adresa trvalého pobytu, dátum narodenia alebo rodné číslo (ak je súčasťou dokladu), kontaktné údaje, identifikačné údaje dodávateľov a odberateľov – fyzických a právnických osôb, údaje o príjmoch, odmenách, náhradách a zrážkach, údaje o platbách, bankových transakciách a ďalšie údaje nevyhnutné na vedenie účtovníctva, spracovanie účtovných dokladov, vyhotovenie účtovnej závierky, daňových priznaní a zákonom vyžadovaných výkazov.
|
- Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
- Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. |
- Advokátska kancelária
- Iné orgány štátnej správy - Finančná správa SR |
Po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa účtovné záznamy/faktúry týkajú alebo 20 rokov pre niektoré vybrané dôležité dokumenty |
| PR | Zverejňovanie údajov o zákazníkoch, partneroch a aktivitách prevádzkovateľa. Je v oprávnenom záujme prevádzkovateľa transparentne informovať verejnosť o svojej činnosti, prezentovať realizované projekty, partnerstvá a spolupráce, posilňovať dôveryhodnosť a reputáciu organizácie, preukazovať výsledky svojej práce a podporovať rozvoj vzťahov so zákazníkmi, partnermi a komunitou. | Informovanie verejnosti o aktivitách prevádzkovateľa, prezentácia realizovaných projektov, spoluprác, partnerstiev a referencií, ako aj posilňovanie transparentnosti a dôveryhodnosti organizácie. |
Údaje nevyhnutné na transparentnú prezentáciu činnosti prevádzkovateľa, preukazovanie realizovaných aktivít a budovanie dôveryhodnosti organizácie. Ide o údaje, ktorých zverejnenie je primerané a očakáva teľné v kontexte spolupráce napr. meno a priezvisko, pracovná pozícia alebo profesijné zaradenie, názov organizácie (ak ide o partnera alebo zákazníka – právnickú osobu), úloha osoby v projekte alebo aktivite, informácie o spolupráci (napr. účasť na projekte, partnerstvo, typ zapojenia), základné údaje o realizovaných aktivitách, v ktorých osoba vystupuje v profesionálnej role.
Na spracúvanie a zverejňovanie údajov, ktoré presahujú rámec nevyhnutný pre oprávnený záujem, prevádzkovateľ získava súhlas dotknutej osoby. Ide najmä o údaje, ktoré majú prezentačný, marketingový alebo osobnostný charakter napr. fotografia osoby, videozáznam alebo audiozáznam, osobný alebo profesijný profil, akékoľvek ďalšie prezentačné údaje používané v marketingových alebo PR materiáloch.
|
- Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
- Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely. |
Údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa sa uchovávajú počas trvania spolupráce, projektu alebo aktivity, v rámci ktorej boli zverejnené, a následne najviac po dobu 1 roka, pokiaľ neexistuje iný právny dôvod na ich ďalšie uchovávanie. Údaje spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby sa uchovávajú do odvolania súhlasu alebo najviac po dobu 5 rokov od ich zverejnenia, ak dotknutá osoba súhlas neodvolá skôr. Po uplynutí príslušnej lehoty alebo po odvolaní súhlasu sa údaje bezodkladne odstránia alebo anonymizujú. |
V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje na právnom základe plnenia našej zákonnej povinnosti, môže sa jednať o nasledovné právne predpisy:
| Činnosť | Názov predpisu |
| Zabezpečenie riadneho vedenia účtovnej a daňovej evidencie spoločnosti, spracovanie účtovných dokladov, vedenie účtovných kníh, príprava účtovnej závierky, ako aj plnenie povinností vyplývajúcich z účtovných a daňových predpisov. | Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov |
| Zákon č. 431/2002 Z.z. Zákon o účtovníctve |
Ak majú k vašim osobným údajom prístup tretie strany (v takom prípade sú uvedené v stĺpci PRÍJEMCOVIA), môžu ich spracúvať len na uvedené účely a iba v súlade s našimi pokynmi alebo platnými právnymi predpismi. Vaše údaje sú spracúvané v Slovenskej republike v rámci Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru. K spracúvaniu osobných údajov mimo EÚ nedochádza.
Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre Vás znamená.
| Právo na prístup | Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom:
Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Avšak, dodatočné kópie budú spoplatnené. |
| Právo na opravu | Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali. |
| Právo na vymazanie | Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov. |
| Právo na obmedzenie | Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu
a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov
(alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my
(s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom,
ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje
významný verejný záujem na spracovaní.
Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali. |
| Právo namietať | Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov. |
| Právo na prenos údajov | Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov. |
| Odvolanie súhlasu | V prípade, ak ste nám na nejakú spracovateľskú činnosť udelili súhlas, tento súhlas je dobrovoľný a máte právo ho kedykoľvek vziať späť akýmkoľvek spôsobom. |
Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu info@pontisimpact.sk .