VYHLÁSENIE O OCHRANE SÚKROMIA
Iné - vedenie nadácie

V Nadácia Pontis rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.

Informácie k spracúvaniu osobných údajov - Nadácia Pontis ako prevádzkovateľ

Spracovateľská činnosť	Mesačné spracovanie miezd a odmien, vedenie mzdových listov zamestnancov, realizácia úhrady miezd, spracovanie a zasielanie výplatných pások, vykonávanie zákonných zrážok zo mzdy a zabezpečenie všetkých súvisiacich zákonných povinností voči príslušným inštitúciám.
Účel	Plnenie mzdových povinností zamestnávateľa.
Zoznam osobných údajov	Titul, meno, priezvisko, kontaktné údaje, emailová adresa (služobná), rodné číslo zamestnanca, dátum narodenia, miesto narodenia, rodinný stav, dĺžka praxe, plat alebo platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom, peňažné tresty a pokuty, údaje o vyživovaných deťoch/blízkych osobách v rozsahu meno, priezvisko, rodné číslo, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, výška príspevku zamestnanca a zamestnávateľa do doplnkovej dôchodkovej poisťovne, zrážky zo mzdy, nárok na stravné, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti - tieto údaje môžu obsahovať aj údaje o zdraví.
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov Zákon č. 5/2004 Z.z. Zákon o službách zamestnanosti Zákon č. 462/2003 Z.z. Zákon o náhrade príjmu pri dočasnej PN zamestnanca Zákon č.663/2007 Z.z. Zákon o minimálnej mzde Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce Zákon č. 580/2004 Z.z. Zákon o zdravotnom poistení Zákon č. 461/2003 Z.z. Zákon o sociálnom poistení
Poskytnutie údajov je	zmluvnou požiadavkou zákonnou požiadavkou
Typy osobitnej kategórie osobných údajov	Spracúvanie údajov týkajúcich sa zdravia
Výnimka pre spracovanie osobitnej kategórie OÚ	Spracovávanie je nevyhnutné na účel plnenia povinností a výkonu osobitných práv prevádzkovateľa alebo dotknutej osoby v oblasti pracovného práva, práva sociálneho zabezpečenia, sociálnej ochrany alebo verejného zdravotného poistenia podľa osobitného predpisu, medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo podľa kolektívnej zmluvy, ak poskytujú primerané záruky ochrany základných práv a záujmov dotknutej osoby.
Doba spracovania osobných údajov	Údaje mzdovej agendy sa uchovávajú po dobu 50 rokov, keďže ich spracúvanie vyžadujú osobitné právne predpisy
Príjemcovia	Sociálna poisťovňa Zdravotná poisťovňa Dôchodková poisťovňa
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	prevádzkovateľ nemôže splniť zákonom uložené povinnosti
Zdroj údajov	Dotknutá osoba, Interné systémy

Spracovateľská činnosť	Zabezpečenie zahraničných pracovných ciest, vrátane vybavenia cestovného poistenia, rezervácie dopravy a ubytovania, plnenia zákonných povinností súvisiacich s vyslaním zamestnanca do zahraničia a komunikácie s príslušnými inštitúciami a poskytovateľmi služieb.
Účel	Zabezpečenie zahraničných pracovných ciest zamestnancov a plnenie súvisiacich zákonných povinností.
Zoznam osobných údajov	Meno, priezvisko, dátum narodenia, destinácia, dátum odchodu a dátum návratu zo zahraničnej služobnej cesty, spôsob prepravy, názov hotela
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 431/2002 Z.z. O účtovníctve Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce Zákon č.283/2002 Z.z. Zákon o cestovných náhradách
Poskytnutie údajov je	zmluvnou požiadavkou alebo požiadavkou na uzatvorenie zmluvy zákonnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	Po dobu aktuálneho roka. Údaje nevyhnutné na vedenie účtovnej a daňovej agendy vstupujú do spracovateľskej činnosti "Vedenie účtovnej a daňovej agendy"
Príjemcovia	Union poisťovňa, a. s. Ubytovacie zariadenia a prepravné spoločnosti
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	prevádzkovateľ nemôže splniť zákonom uložené povinnosti
Zdroj údajov	Dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Vedenie evidencie zamestnancov aktívne využívajúcich príslušný benefit, spracovanie výkazov o čerpaní benefitov, vedenie a spravovanie účtov určených k čerpaniu benefitov, súvisiaca komunikácia
Účel	Poskytovanie a administrácia zamestnaneckých benefitov.
Zoznam osobných údajov	Meno, priezvisko, emailová adresa, informácia o aktívnom využívaní benefitu v danom mesiaci; bližšie informácie o spracúvaní osobných údajov pri aktívnom využívaní benefitu (napr. informácie o vedení a spravovaní účtov určených k čerpaniu benefitu) sú dostupné v obchodných podmienkach/zásadách ochrany OÚ poskytovateľa/sprostredkovateľa benefitu.
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce
Poskytnutie údajov je	zmluvnou požiadavkou zákonnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	Po dobu aktívneho využívania benefitu resp. po dobu trvania pracovnoprávneho alebo zmluvného vzťahu resp. v prípade Sprostredkovateľa do zrušenia aplikácie + 1 mesiac nasledujúci resp. do márneho uplynutia lehoty na podanie reklamácie po uplynutí doby poskytovania služby alebo do vybavenia poslednej reklamácie, podľa toho, ktorá z udalostí nastane skôr.
Príjemcovia	Up Déjeuner, s. r. o.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	nie je možné uzatvoriť alebo plniť zmluvu
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Vypracovanie prehľadov o zrazených a odvedených preddavkoch na daň, spracovanie a podávanie hlásení o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti, vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň zo závislej činnosti, vystavovanie potvrdení o zdaniteľnej mzde a zrazených preddavkoch, vystavovanie potvrdení o príjme zamestnancovi a vedenie súvisiacej dokumentácie potrebnej na splnenie daňových povinností podľa osobitných právnych predpisov.
Účel	Plnenie daňových povinností zamestnávateľa.
Zoznam osobných údajov	Osobné údaje potrebné na vypracovanie prehľadov o zrazených a odvedených preddavkoch na daň, hlásení o vyúčtovaní dane, ročného zúčtovania preddavkov na daň zo závislej činnosti a na vystavenie potvrdení o príjme zamestnanca. Spracúvajú sa najmä meno, priezvisko, titul, rodné číslo, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, kontaktné údaje, údaje o výške mzdy a zdaniteľných príjmoch, údaje o zrazených preddavkoch na daň, daňových bonusoch a uplatnených nezdaniteľných častiach, údaje o vyživovaných deťoch alebo iných osobách, na ktoré si zamestnanec uplatňuje daňové zvýhodnenie (vrátane ich mien, dátumov narodenia a rodných čísiel), údaje o odvodoch, zrážkach a ďalších skutočnostiach potrebných na splnenie daňových povinností zamestnávateľa.
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce Zákon č. 461/2003 Z.z. Zákon o sociálnom poistení Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov Zákon č.222/2004 Z.z. Zákon o dani z pridanej hodnoty Zákon č.563/2009 z.z. Daňový poriadok Zákon č. 431/2002 Z.z. O účtovníctve
Poskytnutie údajov je	zákonnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	Údaje sa uchovávajú 10 rokov podľa zákona o účtovníctve; mzdové listy a podklady k nim 50 rokov
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	prevádzkovateľ nemôže splniť zákonom uložené povinnosti
Zdroj údajov	dotknutá osoba, HR a mzdové podklady

Spracovateľská činnosť	Vedenie evidencie pridelených pracovných a IT zariadení, zaznamenávanie dátumu pridelenia a vrátenia, vedenie záznamov o technickom stave a zabezpečenie riadneho odovzdania majetku pri zmene pracovného zaradenia alebo ukončení pracovného pomeru.
Účel	Prideľovanie pracovných zariadení a evidencia zvereného majetku.
Zoznam osobných údajov	Titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, emailová adresa, druh prideleného pracovného prostriedku alebo zariadenia, dátum pridelenia, dátum odovzdania, údaje o prípadnej strate, poškodení prideleného zariadenia
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce
Poskytnutie údajov je	zákonnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	Údaje o pridelení pracovných prostriedkov sa uchovávajú 5 rokov po skončení pracovného pomeru, čo zodpovedá premlčacím lehotám na uplatnenie nárokov zodpovednosti za škodu a inventarizačným povinnostiam zamestnávateľa.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	prevádzkovateľ nemôže splniť zákonom uložené povinnosti
Zdroj údajov	Dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Evidencia a kontrola vstupov do priestorov prevádzkovateľa prostredníctvom vstupného systému, vrátane registrácie prístupových oprávnení, zaznamenávania vstupov a výstupov, správy prístupových médií a vedenia prevádzkových záznamov potrebných na zabezpečenie bezpečnosti osôb a majetku, splnenie povinností v oblasti BOZP a prevenciu neoprávneného vstupu.
Účel	Evidencia a kontrola vstupov do priestorov prevádzkovateľa.
Zoznam osobných údajov	Meno, priezvisko, pridelený čip, kód alebo kľúč, dátum a čas vstupu a výstupu do a z priestorov prevádzkovateľa
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
Zdôvodnenie oprávneného záujmu	Oprávnený záujem prevádzkovateľa spočíva v potrebe zabezpečiť ochranu osôb, majetku, informácií a prevádzkových priestorov pred neoprávneným vstupom a v potrebe riadiť a kontrolovať prístup oprávnených osôb do priestorov prevádzkovateľa
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce Zákon č.124/2006 Z.z. Zákon o BOZP Nariadenie EÚ č. 2016/679 2016/679 GDPR
Poskytnutie údajov je	zákonnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	Evidencia vstupov po dobu 30 dní, evidencia pridelených vstupných oprávnení - 30 dní ok ukončenia pracovného alebo obdobného vzťahu
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	prevádzkovateľ nemôže splniť zákonom uložené povinnosti
Zdroj údajov	dotknutá osoba, vstupný systém

Spracovateľská činnosť	Prideľovanie a správa prístupových práv na využívanie taxislužby pre služobné účely, evidencia uskutočnených jázd, spracovanie podkladov k vyúčtovaniu a fakturácii.
Účel	Prideľovanie prístupových práv na využívanie taxislužby a spracovanie vyúčtovania.
Zoznam osobných údajov	Pre využívanie služby - meno, priezvisko, firemný email, tel. číslo, heslo, organizačná zložka resp. funkcia; pre účel fakturácie trasa a čas,
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č.563/2009 z.z. Daňový poriadok Zákon č. 431/2002 Z.z. O účtovníctve
Poskytnutie údajov je	zmluvnou požiadavkou alebo požiadavkou na uzatvorenie zmluvy zákonnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	Kontá sa rušia na 7 dní po ukončení pracovného alebo obdobného zmluvného vzťahu, účtovné doklady vstupujú do spracovateľskej činnosti "Vedenie účtovnej a daňovej agendy" zmysle legislatívy (účtovníctvo) 10 rokov
Príjemcovia	HOPIN, s. r. o.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné uskutočniť spracovateľskú činnosť
Zdroj údajov	dotknutá osoba, aplikácia HOPIN

Spracovateľská činnosť	Organizovanie interných podujatí prevádzkovateľa vrátane vedenia evidencie účastníkov, vytvárania fotodokumentácie a jej zverejňovania na intranete, webovom sídle alebo sociálnych sieťach prevádzkovateľa. Zahŕňa prípravu podujatia, koordináciu účastníkov, tvorbu a správu fotomateriálu a vedenie súvisiacich prevádzkových záznamov.
Účel	Organizovanie interných podujatí a zverejňovanie fotodokumentácie z nich za účelom informovania o priebehu podujatia a podpory interných komunikačných aktivít.
Zoznam osobných údajov	Meno a priezvisko v súvislosti s potvrdením účasti na podujatí a zabezpečením podujatia (napr. preprava, ubytovanie) fotodokumentácia vyhotovená počas podujatia v priestoroch na to vopred určených resp. po predchádzajúcom poučení účastníkov podujatia.
Právny základ	Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely. Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
Zdôvodnenie oprávneného záujmu	Oprávnený záujem prevádzkovateľa spočíva v organizovaní interných podujatí, podpore internej komunikácie a firemnej kultúry, informovaní zamestnancov o aktivitách prevádzkovateľa a dokumentovaní priebehu týchto podujatí spôsobom primeraným ich povahe. Externe sa fotodokumentácia zverejňuje len na základe udeleného súhlasu dotknutej osoby.
Doba spracovania osobných údajov	Údaje o účastníkoch a organizačné záznamy sa uchovávajú po dobu 12 mesiacov od ukončenia podujatia. Fotodokumentácia určená na interné účely (intranet, interné materiály) sa uchováva 5 rokov od vytvorenia, ak dotknutá osoba nenamieta. Fotografie a videá zverejňované na webovom sídle alebo sociálnych sieťach na základe súhlasu sa uchovávajú do odvolania súhlasu, najdlhšie 5 rokov od vytvorenia. Údaje nevyhnutné na vedenie účtovnej a daňovej agendy, ak vzniknú v súvislosti s podujatím, vstupujú do tejto spracovateľskej činnosti a uchovávajú sa podľa osobitných predpisov po dobu 10 rokov.
Príjemcovia	Meta Platforms Technologies Ireland Limited LinkedIn Ireland Unlimited Company Wellit development s.r.o. Google Ireland Limited
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné uskutočniť spracovateľskú činnosť
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Evidencia a správa pridelených IT zariadení a informačných systémov, správa webových sídiel prevádzkovateľa, riadenie používateľských účtov a prístupových práv, implementácia technických a organizačných opatrení na zaistenie bezpečnosti informačných systémov, ochrany osobných údajov a prevencie bezpečnostných incidentov. Zahŕňa aj vedenie prevádzkových záznamov, kontrolu prístupov, riešenie incidentov a zabezpečenie kontinuity prevádzky.
Účel	Správa IT zariadení, informačných systémov, webových sidiel a prístupových práv a zaistenie bezpečnosti siete a informačnej bezpečnosti.
Zoznam osobných údajov	Meno, priezvisko, emailová adresa, telefónne číslo, pracovné zaradenie, používateľské meno, prístupový kód/heslo (v šifrovanej podobe), prístupové oprávnenia, online identifikátor (napr. cookies, session ID), pracovná IP adresa, technické logy a záznamy o aktivitách v systémoch a na webových sídlach.
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
Zdôvodnenie oprávneného záujmu	Je v oprávnenom záujme prevádzkovateľa spracúvať osobné údaje na účely správy a ochrany informačných systémov, webových sídiel, siete a technickej infraštruktúry, predchádzania bezpečnostným incidentom, kontroly prístupov a zabezpečenia integrity, dostupnosti a dôvernosti informačných aktív.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce Zákon č.124/2006 Z.z. Zákon o BOZP Zákon č.18/2018 Z.z. Zákon o ochrane osobných údajov Nariadenie EÚ č. 2016/679 2016/679 GDPR Zákon č. 431/2002 Z.z. O účtovníctve
Poskytnutie údajov je	zákonnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	Prevádzkové a bezpečnostné záznamy, logy a záznamy o prístupoch sa uchovávajú po dobu najviac 1 roka. Evidencia pridelených IT zariadení a prístupových práv sa uchováva po dobu trvania pracovného pomeru a následne po dobu 3 mesiacov.
Príjemcovia	Winking s. r. o. Microsoft Ireland Operations Limited Wellit development s.r.o. RunIT, s. r. o. (správa a technická podpora webov) ubique s. r. o. (správa a technická podpora webov) VISUAL COMMUNICATION s.r.o. Opium.systems s. r. o.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné uskutočniť spracovateľskú činnosť
Zdroj údajov	dotknutá osoba, IT systémy

Spracovateľská činnosť	Kamerový monitoring vybraných interných priestorov prevádzkovateľa
Účel	Ochrana majetku prevádzkovateľa, prevencia a objasňovanie bezpečnostných incidentov a zabezpečenie zdravia a bezpečnosti zamestnancov a ďalších osôb pohybujúcich sa v monitorovaných vnútorných priestoroch prevádzkovateľa
Zoznam osobných údajov	Obrazový záznam osôb vstupujúcich alebo pohybujúcich sa v monitorovanom priestore, čas a dátum záznamu, ktoré sú automaticky priradené kamerovým systémom a slúžia na presnú identifikáciu udalostí v monitorovanom priestore
Právny základ	Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
Zdôvodnenie oprávneného záujmu	Oprávnený záujem prevádzkovateľa spočíva v ochrane majetku, prevencii a objasňovaní bezpečnostných incidentov, kontrole neoprávneného vstupu a v zabezpečení zdravia a bezpečnosti osôb pohybujúcich sa v monitorovaných priestoroch.
Doba spracovania osobných údajov	Záznamy sa uchovávajú po dobu 72 hodín, po uplynutí tejto lehoty sa automaticky vymazávajú. Ak vznikne dôvodný predpoklad, že záznam bude potrebný na objasnenie bezpečnostného incidentu alebo poistnej udalosti, môže byť uchovávaný až do úplného ukončenia príslušného konania.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné uskutočniť spracovateľskú činnosť
Zdroj údajov	dotknutá osoba, kamerový systém

Spracovateľská činnosť	Evidencia a správa osobných údajov zamestnancov v informačných systémoch a písomnej dokumentácii Nadácie podľa pracovného zaradenia a pridelených úloh. Zahŕňa prevádzkovej agendy, poskytovanie údajov partnerom, donorom, kontrolným a štátnym orgánom v rozsahu nevyhnutnom na plnenie úloh Nadácie, preukazovanie realizácie projektov a grantov, ako aj transparentné informovanie o plnení úloh financovaných z verejných alebo európskych zdrojov.
Účel	Evidencia a správa údajov zamestnancov a poskytovanie týchto údajov v rozsahu nevyhnutnom na plnenie úloh Nadácie.
Zoznam osobných údajov	Titul, meno, priezvisko, pracovná emailová adresa, služobné telefónne číslo, pracovné zaradenie v rámci organizačnej štruktúry, podpis; v prípade oprávnenia na komunikáciu s bankami aj kópia OP; prípadne aj ďalšie osobné údaje, ktoré je Nadácia povinná spracúvať a poskytovať v súvislosti s výkonom nadačnej činnosti
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce Zákon č.483/2001 Z.z. Zákon o bankách Zákon č.423/2015 Z.z. Zákon o štatutárnom audite Zákon č.18/2018 Z.z. Zákon o ochrane osobných údajov Zákon č. 34/2002 Z. z. Zákon o nadáciách a o zmene Občianskeho zákonníka
Poskytnutie údajov je	zmluvnou požiadavkou zákonnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	Dokumentácia k projektom, grantom a darom sa uchováva 10 rokov od ich ukončenia, ak pravidlá poskytovateľa neustanovujú dlhšiu lehotu.
Príjemcovia	Banky/finančné inštitúcie Advokátske kancelárie Dodávateľ - zmluvný partner nadácie Darca Partnerské a členské organizácie Organizátor grantového programu Štátne a medzinárodné inštitúcie v súlade s platnou legislatívou a podmienkami grantu
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	prevádzkovateľ nemôže splniť zákonom uložené povinnosti
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Vedenie agendy Nadácie podľa príslušných právnych predpisov vrátane evidencie členov orgánov nadácie v zákonom určených registroch, správy zákonných evidencií, vypracúvania a predkladania povinných dokumentov, komunikácie so štátnymi orgánmi a zabezpečenia plnenia povinností podľa zákona o nadáciách, zákona o účtovníctve, zákona o registri mimovládnych neziskových organizácií a ďalších súvisiacich predpisov.
Účel	Vedenie zákonom vyžadovanej agendy Nadácie a plnenie povinností podľa príslušnej legislatívy.
Zoznam osobných údajov	Osobné údaje v rozsahu uvedenom v dokumentácii vedenia Nadácie (napr. nadačná listina, zápisy do registra mimovládnych neziskových organizácií, záznamy z VZ) - titul, meno, priezvisko, podpis, kontaktné údaje (telefónne číslo, emailová adresa, bydlisko), dátum narodenia, rodné číslo, príslušná organizácia, pozícia, funkčné obdobie, resp. aj ďalšie údaje v súlade s platnou legislatívou (napr. výpis z registra trestov len po dobu nevyhnutnú na overenie bezúhonnosti), ktoré je nevyhnutné spracúvať a zverejňovať pre zvýšenie transparentnosti činností Nadácie.
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č.40/1964 Z.z. Občiansky zákonník Zákon č.513/1991 Z.z. Obchodný zákonník Zákon č.297/2008 Z.z. Zákon o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a terorizmom Zákon č.315/2016 Z.z. Zákon o registri partnerov verejného sektora Nariadenie EÚ č. 2016/679 2016/679 GDPR Zákon č. 34/2002 Z. z. Zákon o nadáciách a o zmene Občianskeho zákonníka
Poskytnutie údajov je	zmluvnou požiadavkou zákonnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	Osobné údaje spracúvané na účely vedenia agendy nadácie a plnenia zákonných povinností sa uchovávajú po dobu trvania výkonu funkcie dotknutej osoby a následne po dobu 10 rokov od jej zániku. Dokumenty, ktoré majú charakter trvalej alebo dlhodobej evidencie nadácie (najmä zápisnice orgánov nadácie, rozhodnutia, podania do registrov, dokumenty o zmenách v orgánoch a dokumenty preukazujúce riadne fungovanie nadácie), sa uchovávajú po dobu 10 rokov od ich vyhotovenia, alebo dlhšie, ak to vyžaduje archivačný režim nadácie.
Príjemcovia	Iné orgány štátnej správy MV SR a štátny archív Štátne a medzinárodné inštitúcie v súlade s platnou legislatívou a podmienkami grantu Advokátske kancelárie Príslušné registre a verejné inštitúcie Auditné spoločnosti Banky/finančné inštitúcie
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	prevádzkovateľ nemôže splniť zákonom uložené povinnosti
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Vypracovanie, schválenie a zverejnenie výročnej správy Nadácie v súlade s príslušnými právnymi predpismi vrátane spracovania zákonom vyžadovaných údajov o činnosti, hospodárení, poskytnutých a prijatých prostriedkoch, osobách pôsobiacich v orgánoch Nadácie a ďalších údajov, ktoré je Nadácia povinná uviesť. Zahŕňa zhromažďovanie podkladov, zostavenie správy, jej schválenie a zverejnenie v zákonom stanovenej lehote.
Účel	Vypracovanie, schválenie a zverejnenie výročnej správy Nadácie podľa zákonných povinností.
Zoznam osobných údajov	Osobné údaje v rozsahu v súlade s platnou legislatívou obsiahnuté v nasledujúcej dokumentácii v nevyhnutnom rozsahu: - prehľad činností vykonávaných v hodnotenom období s uvedením vzťahu k verejnoprospešnému účelu nadácie, - ročná účtovnú závierku, zhodnotenie základných údajov zahrnutých v nej a výrok štatutárneho audítora k ročnej účtovnej závierke, - prehľad príjmov (výnosov) podľa zdrojov a ich pôvodu, - prehľad o darcoch, ak hodnota darov alebo výška prostriedkov od toho istého darcu presahuje 331 eur, - prehľad o fyzických osobách a právnických osobách, ktorým nadácia poskytla prostriedky na verejnoprospešný účel, na ktorý bola nadácia založená, a informáciu, akým spôsobom sa tieto prostriedky použili, - zmeny vykonané v nadačnej listine a v zložení orgánov, ktoré nastali v hodnotenom období, - odmena za výkon funkcie správcu nadácie a iného orgánu, ak bol nadačnou listinou ustanovený, - prehľad o činnosti nadačných fondov spolu s prehľadom o prostriedkoch nadačných fondov a ďalšie údaje, ktoré určí správna rada. - fotodokumentácia z nadačnej činnosti a aktivít nadácie za dané obdobie v nevyhnutnom rozsahu na preukázanie realizovaných projektov
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 34/2002 Z. z. Zákon o nadáciách a o zmene Občianskeho zákonníka
Poskytnutie údajov je	zákonnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	V súlade s registratúrnym poriadkom Nadácie
Príjemcovia	Auditné spoločnosti Darca Partnerské a členské organizácie Príslušné registre a verejné inštitúcie Štátne a medzinárodné inštitúcie v súlade s platnou legislatívou a podmienkami grantu
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	prevádzkovateľ nemôže splniť zákonom uložené povinnosti
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Spracúvanie a zverejňovanie kontaktných údajov, pracovných pozícií a fotografií zamestnancov alebo partnerov na webovej stránke Nadácie a v komunikačných materiáloch
Účel	Budovanie dobrého mena, transparentnosti a dôveryhodnosti Nadácie prostredníctvom zverejňovania kontaktných údajov, fotografií a základných informácií o zamestnancoch alebo partneroch, ktorí vystupujú v mene organizácie alebo zabezpečujú komunikáciu s verejnosťou.
Zoznam osobných údajov	Meno, priezvisko, pracovné kontaktné údaje - emailová adresa, telefónne číslo, názov pracovnej pozície, organizačná zložka, fotografia, informácie uvedené v krátkej vizitke zamestnanca alebo spolupracovníka
Právny základ	Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.
Doba spracovania osobných údajov	Po dobu trvania súhlasu, najdlhšie však do konca piateho kalendárneho roka nasledujúceho po roku, v ktorom bol súhlas udelený, pokiaľ nie je v súhlase uvedené inak alebo pokiaľ dotknutá osoba súhlas neodvolá skôr.
Príjemcovia	visualfly s.r.o. RunIT, s. r. o. (správa a technická podpora webov) ubique s. r. o. (správa a technická podpora webov) Wellit development s.r.o. VISUAL COMMUNICATION s.r.o.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné uskutočniť spracovateľskú činnosť
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Organizovanie a technické zabezpečenie online aktivít Nadácie vrátane riadenia účastníkov, vedenia evidencie, správy prístupov a vyhotovovania audio/video záznamov na účely dokumentácie, vzdelávania a sprístupnenia účastníkom podujatia.
Účel	Zabezpečenie riadnej organizácie, priebehu a dokumentácie online meetingov, webinárov, podujatí a konferencií potrebných na koordináciu aktivít, vzdelávanie účastníkov a efektívnu komunikáciu v rámci programov a projektov Nadácie.
Zoznam osobných údajov	Meno, priezvisko, e‑mailová adresa, telefónne číslo (ak ho dotknutá osoba uvedie), profilový obrázok, organizácia alebo pracovná pozícia, metadáta mítingu (napr. IP adresa účastníka, informácie o zariadení a hardvéri), textové, zvukové a obrazové údaje vznikajúce počas online meetingu alebo podujatia. Vyhotovovanie záznamov (audio/video) a ich zdieľanie prebieha výlučne na základe súhlasu dotknutej osoby, ktorá je o nahrávaní a účele spracúvania vopred transparentne informovaná.
Právny základ	Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely. Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
Zdôvodnenie oprávneného záujmu	Oprávnený záujem prevádzkovateľa spočíva v potrebe zabezpečiť primeranú komunikáciu, riadnu organizáciu a dokumentovanie online aktivít, ako aj v zabezpečení dostupnosti obsahu pre účastníkov a pre interné účely Nadácie.
Poskytnutie údajov je	požiadavkou na uzatvorenie zmluvy
Doba spracovania osobných údajov	Osobné údaje spracúvané na účely organizácie a účasti na online meetingoch, webinároch a podujatiach bez vyhotovenia záznamu sa uchovávajú len po dobu nevyhnutnú na zabezpečenie priebehu podujatia a následnú technickú a administratívnu podporu, najviac však 30 dní. Technické metadáta (napr. IP adresa, informácie o zariadení) sa uchovávajú po dobu 30 dní z dôvodu bezpečnosti a prevencie incidentov. Záznamy z podujatí (audio/video) vyhotovené na interné účely sa uchovávajú po dobu 2 rokov od uskutočnenia podujatia, pokiaľ nie je v konkrétnom prípade nevyhnutná kratšia lehota. Záznamy vyhotovené a spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby (najmä zverejnenie) sa uchovávajú do odvolania súhlasu alebo najdlhšie po dobu uvedenú v súhlase.
Príjemcovia	Zoom Video Communications Ireland Limited Microsoft Ireland Operations Limited
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné uskutočniť spracovateľskú činnosť
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Vedenie účtovnej a daňovej agendy - vedenie účtovnej a daňovej evidencie, spracovanie účtovných dokladov, účtovnej závierky a podkladov do výročnej správy
Účel	Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s vedením účtovnej a daňovej agendy
Zoznam osobných údajov	Osobné údaje uvedené na účtovných záznamoch/faktúrach/objednávkach v rozsahu titul, meno a priezvisko, kontaktné údaje (sídlo, telefónne číslo, emailová adresa) štatutára a kontaktnej osoby, bankové spojenie, podpis; Osobné údaje v rozsahu nevyhnutnom na výkon finančného auditu - účtovná dokumetácia, základná dokumentácia spoločnosti; Osobné údaje vedenia nadácie v rozsahu meno, priezvisko, funkcia; Osobné údaje darcov v rozsahu meno, preizvisko, výška daru; Osobné údaje fyzických osôb a právnických osôb, ktorým nadácia poskytla prostriedky na verejnoprospešný účel, na ktorý bola nadácia založená, a informáciu, akým spôsobom sa tieto prostriedky použili.
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 431/2002 Z.z. O účtovníctve Zákon č. 34/2002 Z. z. Zákon o nadáciách a o zmene Občianskeho zákonníka Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov Zákon č.423/2015 Z.z. Zákon o štatutárnom audite Zákon č.40/1964 Z.z. Občiansky zákonník
Poskytnutie údajov je	zákonnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	Po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa účtovné záznamy/faktúry týkajú alebo 20 rokov pre niektoré vybrané dôležité dokumenty
Príjemcovia	Advokátske kancelárie Auditné spoločnosti Iné orgány štátnej správy
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	prevádzkovateľ nemôže splniť zákonom uložené povinnosti
Zdroj údajov	Dotknutá osoba, účtovné záznamy

Aké máte práva

Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre vás znamená.

Právo na prístup	Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom: Prečo spracovávame vaše osobné údaje Aké kategórie osobných údajov spracovávame S kým vaše osobné údaje zdieľame Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje alebo aké sú kritéria na určenie tejto lehoty Aké máte práva Odkiaľ vaše osobné údaje získavame (ak sme ich nezískali od vás) Ak spracovávanie zahŕňa automatizované rozhodovanie (tzv. profilovanie) Ak vaše osobné údaje boli prevedené do krajiny, ktorá je mimo EEA, ako zabezpečíme ochranu vašich osobných údajov. Všetky vyššie uvedené informácie sú dostupné v tomto vyhlásení o ochrane súkromia. Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Dodatočné kópie budú spoplatnené.
Právo na opravu	Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali.
Právo na vymazanie	Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov.
Právo na obmedzenie	Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov (alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my (s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom, ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje významný verejný záujem na spracovaní. Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali.
Právo namietať	Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov.
Právo na prenos údajov	Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov.
Odvolanie súhlasu	V prípade, ak ste nám na nejakú spracovateľskú činnosť udelili súhlas, tento súhlas je dobrovoľný a máte právo ho kedykoľvek vziať späť akýmkoľvek spôsobom.

O vašej požiadavke informujeme aj všetky subjekty, ak sme boli oprávnení im vaše osobné údaje poskytnúť. V prípade pochybností máte právo podať návrh na začatie konania v zmysle § 100 Zákona o ochrane osobných údajov na príslušnom dozornom orgáne, napríklad prostredníctvom www.dataprotection.gov.sk.

Ako sa môžem sťažovať ohľadom používania mojich údajov alebo ako si uplatním svoje práva?

Ak chcete podať sťažnosť na to, ako spracovávame vaše osobné údaje, a to aj vo vzťahu k vyššie uvedeným právam, môžete sa obrátiť na našu Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov (Data Protection Officer „DPO") a vaše podnety a žiadosti budú preverené.

Kontakt na Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov: pontis@nadaciapontis.sk .

Ak s našou odpoveďou nie ste spokojní, alebo sa domnievate, že spracovávame vaše údaje nespravodlivo alebo nezákonne, môžete sa sťažovať na príslušnom dozornom orgáne, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov (ÚOOÚ). Ďalšie informácie o ÚOOÚ a ich postupe podávania sťažností nájdete tu: www.dataprotection.gov.sk.

Kontaktné údaje

Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu pontis@nadaciapontis.sk .