VYHLÁSENIE O OCHRANE SÚKROMIA
rodinní príslušníci zamestnanca - manželia/ky, vyživované deti zamestnancov

V Nadácia Pontis rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.

Informácie k spracúvaniu osobných údajov - Nadácia Pontis ako prevádzkovateľ

Spracovateľská činnosť	Zabezpečenie administratívnych, organizačných a zákonných úkonov súvisiacich s prijatím novej osoby do pracovnoprávneho alebo obdobného zmluvného vzťahu, vrátane získania potrebných osobných údajov, prípravy a uzatvorenia pracovnej zmluvy alebo dohody, vedenia osobného spisu, registrácie voči príslušným inštitúciám a zabezpečenia interných procesov potrebných na výkon práce.
Účel	Vznik, vedenie a plnenie pracovnoprávneho alebo obdobného zmluvného vzťahu.
Zoznam osobných údajov	Osobné údaje uvedené v dotazníku pri nástupe do zamestnania, osobné údaje potrebné na uzatvorenie zmluvného vzťahu a splnenie registračných povinností zamestnávateľa - titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého bydliska, adresa doručovania písomností, číslo bankového účtu, podpis, úroveň cudzieho jazyka, ovládanie PC, iné vzdelávanie, zápočtový list, údaje o dôchodkoch, mená a priezviská detí, alebo osôb na ktoré si zamestnanec uplatňuje bonusy alebo dávky a ich rodné čísla, iný zamestnávateľ, plán dovoleniek, výška mzdy, pracovisko, názov pozície, priamy nadriadený, miesto výkonu práce; po ukončení pracovnoprávneho vzťahu sú osobné údaje uchovávané len v nevyhnutnom rozsahu stanovenom príslušnou legislatívou. Súčasťou spracúvania môžu byť aj údaje týkajúce sa zdravia, najmä lekársky posudok o zdravotnej spôsobilosti na výkon práce, informácie o zdravotných obmedzeniach relevantných pre zaradenie na pracovné miesto a ďalšie údaje vyplývajúce z povinností pracovnej zdravotnej služby a predpisov BOZP, ktoré sa spracúvajú výlučne v rozsahu nevyhnutnom na splnenie zákonných povinností zamestnávateľa.
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce Zákon č. 580/2004 Z.z. Zákon o zdravotnom poistení Zákon č. 461/2003 Z.z. Zákon o sociálnom poistení Zákon č. 5/2004 Z.z. Zákon o službách zamestnanosti
Poskytnutie údajov je	zmluvnou požiadavkou zákonnou požiadavkou
Typy osobitnej kategórie osobných údajov	Spracúvanie údajov týkajúcich sa zdravia
Výnimka pre spracovanie osobitnej kategórie OÚ	Spracovávanie je nevyhnutné na účel plnenia povinností a výkonu osobitných práv prevádzkovateľa alebo dotknutej osoby v oblasti pracovného práva, práva sociálneho zabezpečenia, sociálnej ochrany alebo verejného zdravotného poistenia podľa osobitného predpisu, medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo podľa kolektívnej zmluvy, ak poskytujú primerané záruky ochrany základných práv a záujmov dotknutej osoby.
Doba spracovania osobných údajov	Osobné spisy do 70 rokov veku, ostatná dokumentácia je po ukončení zmluvného vzťahu zlikvidovaná alebo vrátená resp. uložená po dobu určenú v príslušnej legislatíve.
Príjemcovia	Dôchodková poisťovňa Sociálna poisťovňa Zdravotná poisťovňa
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	inak prevádzkovateľ nemôže splniť zákonnú povinnosť a ani uzatvoriť príslušnú zmluvu
Zdroj údajov	Dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Mesačné spracovanie miezd a odmien, vedenie mzdových listov zamestnancov, realizácia úhrady miezd, spracovanie a zasielanie výplatných pások, vykonávanie zákonných zrážok zo mzdy a zabezpečenie všetkých súvisiacich zákonných povinností voči príslušným inštitúciám.
Účel	Plnenie mzdových povinností zamestnávateľa.
Zoznam osobných údajov	Titul, meno, priezvisko, kontaktné údaje, emailová adresa (služobná), rodné číslo zamestnanca, dátum narodenia, miesto narodenia, rodinný stav, dĺžka praxe, plat alebo platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom, peňažné tresty a pokuty, údaje o vyživovaných deťoch/blízkych osobách v rozsahu meno, priezvisko, rodné číslo, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, výška príspevku zamestnanca a zamestnávateľa do doplnkovej dôchodkovej poisťovne, zrážky zo mzdy, nárok na stravné, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti - tieto údaje môžu obsahovať aj údaje o zdraví.
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce Zákon č. 580/2004 Z.z. Zákon o zdravotnom poistení Zákon č. 461/2003 Z.z. Zákon o sociálnom poistení Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov Zákon č. 5/2004 Z.z. Zákon o službách zamestnanosti Zákon č. 462/2003 Z.z. Zákon o náhrade príjmu pri dočasnej PN zamestnanca Zákon č.663/2007 Z.z. Zákon o minimálnej mzde
Poskytnutie údajov je	zmluvnou požiadavkou zákonnou požiadavkou
Typy osobitnej kategórie osobných údajov	Spracúvanie údajov týkajúcich sa zdravia
Výnimka pre spracovanie osobitnej kategórie OÚ	Spracovávanie je nevyhnutné na účel plnenia povinností a výkonu osobitných práv prevádzkovateľa alebo dotknutej osoby v oblasti pracovného práva, práva sociálneho zabezpečenia, sociálnej ochrany alebo verejného zdravotného poistenia podľa osobitného predpisu, medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo podľa kolektívnej zmluvy, ak poskytujú primerané záruky ochrany základných práv a záujmov dotknutej osoby.
Doba spracovania osobných údajov	Údaje mzdovej agendy sa uchovávajú po dobu 50 rokov, keďže ich spracúvanie vyžadujú osobitné právne predpisy
Príjemcovia	Sociálna poisťovňa Zdravotná poisťovňa Dôchodková poisťovňa
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	prevádzkovateľ nemôže splniť zákonom uložené povinnosti
Zdroj údajov	Dotknutá osoba, Interné systémy

Spracovateľská činnosť	Vypracovanie prehľadov o zrazených a odvedených preddavkoch na daň, spracovanie a podávanie hlásení o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti, vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň zo závislej činnosti, vystavovanie potvrdení o zdaniteľnej mzde a zrazených preddavkoch, vystavovanie potvrdení o príjme zamestnancovi a vedenie súvisiacej dokumentácie potrebnej na splnenie daňových povinností podľa osobitných právnych predpisov.
Účel	Plnenie daňových povinností zamestnávateľa.
Zoznam osobných údajov	Osobné údaje potrebné na vypracovanie prehľadov o zrazených a odvedených preddavkoch na daň, hlásení o vyúčtovaní dane, ročného zúčtovania preddavkov na daň zo závislej činnosti a na vystavenie potvrdení o príjme zamestnanca. Spracúvajú sa najmä meno, priezvisko, titul, rodné číslo, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, kontaktné údaje, údaje o výške mzdy a zdaniteľných príjmoch, údaje o zrazených preddavkoch na daň, daňových bonusoch a uplatnených nezdaniteľných častiach, údaje o vyživovaných deťoch alebo iných osobách, na ktoré si zamestnanec uplatňuje daňové zvýhodnenie (vrátane ich mien, dátumov narodenia a rodných čísiel), údaje o odvodoch, zrážkach a ďalších skutočnostiach potrebných na splnenie daňových povinností zamestnávateľa.
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce Zákon č. 461/2003 Z.z. Zákon o sociálnom poistení Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov Zákon č.222/2004 Z.z. Zákon o dani z pridanej hodnoty Zákon č.563/2009 z.z. Daňový poriadok Zákon č. 431/2002 Z.z. O účtovníctve
Poskytnutie údajov je	zákonnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	Údaje sa uchovávajú 10 rokov podľa zákona o účtovníctve; mzdové listy a podklady k nim 50 rokov
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	prevádzkovateľ nemôže splniť zákonom uložené povinnosti
Zdroj údajov	dotknutá osoba, HR a mzdové podklady

Aké máte práva

Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre vás znamená.

Právo na prístup	Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom: Prečo spracovávame vaše osobné údaje Aké kategórie osobných údajov spracovávame S kým vaše osobné údaje zdieľame Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje alebo aké sú kritéria na určenie tejto lehoty Aké máte práva Odkiaľ vaše osobné údaje získavame (ak sme ich nezískali od vás) Ak spracovávanie zahŕňa automatizované rozhodovanie (tzv. profilovanie) Ak vaše osobné údaje boli prevedené do krajiny, ktorá je mimo EEA, ako zabezpečíme ochranu vašich osobných údajov. Všetky vyššie uvedené informácie sú dostupné v tomto vyhlásení o ochrane súkromia. Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Dodatočné kópie budú spoplatnené.
Právo na opravu	Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali.
Právo na vymazanie	Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov.
Právo na obmedzenie	Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov (alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my (s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom, ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje významný verejný záujem na spracovaní. Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali.
Právo namietať	Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov.
Právo na prenos údajov	Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov.
Odvolanie súhlasu	V prípade, ak ste nám na nejakú spracovateľskú činnosť udelili súhlas, tento súhlas je dobrovoľný a máte právo ho kedykoľvek vziať späť akýmkoľvek spôsobom.

O vašej požiadavke informujeme aj všetky subjekty, ak sme boli oprávnení im vaše osobné údaje poskytnúť. V prípade pochybností máte právo podať návrh na začatie konania v zmysle § 100 Zákona o ochrane osobných údajov na príslušnom dozornom orgáne, napríklad prostredníctvom www.dataprotection.gov.sk.

Ako sa môžem sťažovať ohľadom používania mojich údajov alebo ako si uplatním svoje práva?

Ak chcete podať sťažnosť na to, ako spracovávame vaše osobné údaje, a to aj vo vzťahu k vyššie uvedeným právam, môžete sa obrátiť na našu Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov (Data Protection Officer „DPO") a vaše podnety a žiadosti budú preverené.

Kontakt na Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov: pontis@nadaciapontis.sk .

Ak s našou odpoveďou nie ste spokojní, alebo sa domnievate, že spracovávame vaše údaje nespravodlivo alebo nezákonne, môžete sa sťažovať na príslušnom dozornom orgáne, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov (ÚOOÚ). Ďalšie informácie o ÚOOÚ a ich postupe podávania sťažností nájdete tu: www.dataprotection.gov.sk.

Kontaktné údaje

Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu pontis@nadaciapontis.sk .