VYHLÁSENIE O OCHRANE SÚKROMIA
Iné - odborníci spolupracujúci s nadáciou

V Nadácia Pontis rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.

Informácie k spracúvaniu osobných údajov - Nadácia Pontis ako prevádzkovateľ

Spracovateľská činnosť	Vypracovanie, schválenie a zverejnenie výročnej správy Nadácie v súlade s príslušnými právnymi predpismi vrátane spracovania zákonom vyžadovaných údajov o činnosti, hospodárení, poskytnutých a prijatých prostriedkoch, osobách pôsobiacich v orgánoch Nadácie a ďalších údajov, ktoré je Nadácia povinná uviesť. Zahŕňa zhromažďovanie podkladov, zostavenie správy, jej schválenie a zverejnenie v zákonom stanovenej lehote.
Účel	Vypracovanie, schválenie a zverejnenie výročnej správy Nadácie podľa zákonných povinností.
Zoznam osobných údajov	Osobné údaje v rozsahu v súlade s platnou legislatívou obsiahnuté v nasledujúcej dokumentácii v nevyhnutnom rozsahu: - prehľad činností vykonávaných v hodnotenom období s uvedením vzťahu k verejnoprospešnému účelu nadácie, - ročná účtovnú závierku, zhodnotenie základných údajov zahrnutých v nej a výrok štatutárneho audítora k ročnej účtovnej závierke, - prehľad príjmov (výnosov) podľa zdrojov a ich pôvodu, - prehľad o darcoch, ak hodnota darov alebo výška prostriedkov od toho istého darcu presahuje 331 eur, - prehľad o fyzických osobách a právnických osobách, ktorým nadácia poskytla prostriedky na verejnoprospešný účel, na ktorý bola nadácia založená, a informáciu, akým spôsobom sa tieto prostriedky použili, - zmeny vykonané v nadačnej listine a v zložení orgánov, ktoré nastali v hodnotenom období, - odmena za výkon funkcie správcu nadácie a iného orgánu, ak bol nadačnou listinou ustanovený, - prehľad o činnosti nadačných fondov spolu s prehľadom o prostriedkoch nadačných fondov a ďalšie údaje, ktoré určí správna rada. - fotodokumentácia z nadačnej činnosti a aktivít nadácie za dané obdobie v nevyhnutnom rozsahu na preukázanie realizovaných projektov
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 34/2002 Z. z. Zákon o nadáciách a o zmene Občianskeho zákonníka
Poskytnutie údajov je	zákonnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	V súlade s registratúrnym poriadkom Nadácie
Príjemcovia	Auditné spoločnosti Darca Partnerské a členské organizácie Príslušné registre a verejné inštitúcie Štátne a medzinárodné inštitúcie v súlade s platnou legislatívou a podmienkami grantu
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	prevádzkovateľ nemôže splniť zákonom uložené povinnosti
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Vedenie a priebežná aktualizácia internej databázy hodnotiteľov, mentorov, spíkrov, konzultantov a ďalších odborných spolupracovníkov, vrátane evidencie ich identifikačných, kontaktných a profesijných údajov, histórie spolupráce a odborného profilu. Súčasťou činnosti je aj cielené vyhľadávanie nových vhodných osôb mimo existujúcej databázy a ich prvotné oslovenie výlučne na základe verejne dostupných profesijných údajov v odbornej komunite a výlučne za účelom budúcej spolupráce
Účel	Zabezpečenie dostupnosti kvalifikovaných odborníkov a ďalších spolupracujúcich osôb pre hodnotenie projektov, mentoring, vzdelávacie a prezentačné aktivity, konzultácie, plánovanie kapacít a efektívne riadenie programových, grantových a verejnoprospešných procesov. Účel zahŕňa aj budovanie, rozširovanie a obnovovanie stabilnej siete odborných spolupracovníkov potrebnej pre dlhodobé zvyšovanie kvality odborných a verejnoprospešných aktivít Nadácie
Zoznam osobných údajov	Identifikačné údaje (meno, priezvisko, titul), kontaktné údaje (e‑mail, telefón, pracovná pozícia, organizácia), profesijné údaje, údaje o predchádzajúcej spolupráci, zapojení do hodnotení, mentoringu alebo odborných aktivít, ako aj verejne dostupné profesijné údaje získané pri vyhľadávaní nových potenciálnych spolupracovníkov.
Právny základ	Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
Zdôvodnenie oprávneného záujmu	Oprávnený záujem prevádzkovateľa spočíva v zabezpečení dostupnosti kvalifikovaných odborníkov a ďalších spolupracujúcich osôb potrebných pre transparentné, odborné a efektívne hodnotenie projektov, realizáciu programových a verejnoprospešných aktivít, mentoring, konzultácie a plánovanie kapacít, ako aj v budovaní a priebežnom rozširovaní stabilnej expertnej bázy, ktorá umožňuje dlhodobé zvyšovanie kvality grantových a odborných procesov Nadácie
Doba spracovania osobných údajov	Osobné údaje sa uchovávajú počas trvania spolupráce a následne po dobu 5 rokov od jej ukončenia alebo od posledného relevantného kontaktu, pokiaľ dotknutá osoba nenamieta skôr. Údaje osôb, s ktorými nebola nadviazaná spolupráca, sa v databáze neuchovávajú.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné uskutočniť spracovateľskú činnosť
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Spracúvanie osobných údajov potrebných na prípravu, uzavretie a plnenie zmluvy alebo dohody o spolupráci, vrátane komunikácie, administrácie a archivácie dokumentácie súvisiacej so spoluprácou
Účel	Uzavretie, evidencia a plnenie zmluvných alebo dohodnutých spoluprác medzi prevádzkovateľom s a spolupracujúcimi osobami (hodnotiteľmi alebo inými odborníkmi)
Zoznam osobných údajov	Identifikačné a kontaktné údaje hodnotiteľov/odborníkov - titul, meno, priezvisko, emailová adresa, telefónne číslo, adresa pobytu, dátum narodenia alebo číslo OP, podpis, IBAN resp. fakturačné údaje, odborná oblasť pôsobnosti hodnotiteľa, v závislosti na type zmluvy aj ďalšie osobné údaje nevyhnutné na jej uzatvorenie a plnenie (mandátna zmluva, dohoda, dobrovoľnícka zmluva)
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
Poskytnutie údajov je	požiadavkou na uzatvorenie zmluvy
Doba spracovania osobných údajov	Osobné údaje sa uchovávajú po dobu trvania zmluvného alebo dohodnutého vzťahu a následne po dobu 10 rokov od jeho ukončenia, údaje v nevyhnutnom rozsahu vstupujú do spracovateľskej činnosti „vedenie účtovnej a daňovej agendy“
Príjemcovia	ANASOFT APR, spol. s r.o. Entropia s.r.o.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	nie je možné uzatvoriť alebo plniť zmluvu alebo vykonať úkony potrebné k príprave a plneniu zmluvy
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Spracúvanie a zverejňovanie kontaktných údajov, pracovných pozícií a fotografií zamestnancov alebo partnerov na webovej stránke Nadácie a v komunikačných materiáloch
Účel	Budovanie dobrého mena, transparentnosti a dôveryhodnosti Nadácie prostredníctvom zverejňovania kontaktných údajov, fotografií a základných informácií o zamestnancoch alebo partneroch, ktorí vystupujú v mene organizácie alebo zabezpečujú komunikáciu s verejnosťou.
Zoznam osobných údajov	Meno, priezvisko, pracovné kontaktné údaje - emailová adresa, telefónne číslo, názov pracovnej pozície, organizačná zložka, fotografia, informácie uvedené v krátkej vizitke zamestnanca alebo spolupracovníka
Právny základ	Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.
Doba spracovania osobných údajov	Po dobu trvania súhlasu, najdlhšie však do konca piateho kalendárneho roka nasledujúceho po roku, v ktorom bol súhlas udelený, pokiaľ nie je v súhlase uvedené inak alebo pokiaľ dotknutá osoba súhlas neodvolá skôr.
Príjemcovia	visualfly s.r.o. RunIT, s. r. o. (správa a technická podpora webov) ubique s. r. o. (správa a technická podpora webov) Wellit development s.r.o. VISUAL COMMUNICATION s.r.o.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné uskutočniť spracovateľskú činnosť
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Aké máte práva

Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre vás znamená.

Právo na prístup	Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom: Prečo spracovávame vaše osobné údaje Aké kategórie osobných údajov spracovávame S kým vaše osobné údaje zdieľame Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje alebo aké sú kritéria na určenie tejto lehoty Aké máte práva Odkiaľ vaše osobné údaje získavame (ak sme ich nezískali od vás) Ak spracovávanie zahŕňa automatizované rozhodovanie (tzv. profilovanie) Ak vaše osobné údaje boli prevedené do krajiny, ktorá je mimo EEA, ako zabezpečíme ochranu vašich osobných údajov. Všetky vyššie uvedené informácie sú dostupné v tomto vyhlásení o ochrane súkromia. Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Dodatočné kópie budú spoplatnené.
Právo na opravu	Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali.
Právo na vymazanie	Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov.
Právo na obmedzenie	Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov (alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my (s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom, ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje významný verejný záujem na spracovaní. Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali.
Právo namietať	Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov.
Právo na prenos údajov	Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov.
Odvolanie súhlasu	V prípade, ak ste nám na nejakú spracovateľskú činnosť udelili súhlas, tento súhlas je dobrovoľný a máte právo ho kedykoľvek vziať späť akýmkoľvek spôsobom.

O vašej požiadavke informujeme aj všetky subjekty, ak sme boli oprávnení im vaše osobné údaje poskytnúť. V prípade pochybností máte právo podať návrh na začatie konania v zmysle § 100 Zákona o ochrane osobných údajov na príslušnom dozornom orgáne, napríklad prostredníctvom www.dataprotection.gov.sk.

Ako sa môžem sťažovať ohľadom používania mojich údajov alebo ako si uplatním svoje práva?

Ak chcete podať sťažnosť na to, ako spracovávame vaše osobné údaje, a to aj vo vzťahu k vyššie uvedeným právam, môžete sa obrátiť na našu Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov (Data Protection Officer „DPO") a vaše podnety a žiadosti budú preverené.

Kontakt na Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov: pontis@nadaciapontis.sk .

Ak s našou odpoveďou nie ste spokojní, alebo sa domnievate, že spracovávame vaše údaje nespravodlivo alebo nezákonne, môžete sa sťažovať na príslušnom dozornom orgáne, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov (ÚOOÚ). Ďalšie informácie o ÚOOÚ a ich postupe podávania sťažností nájdete tu: www.dataprotection.gov.sk.

Kontaktné údaje

Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu pontis@nadaciapontis.sk .