VYHLÁSENIE O OCHRANE SÚKROMIA
Iné - spíkri/prezentujúci na podujatiach

V Nadácia Pontis rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.

Informácie k spracúvaniu osobných údajov - Nadácia Pontis ako prevádzkovateľ

Spracovateľská činnosť	Vedenie a priebežná aktualizácia internej databázy hodnotiteľov, mentorov, spíkrov, konzultantov a ďalších odborných spolupracovníkov, vrátane evidencie ich identifikačných, kontaktných a profesijných údajov, histórie spolupráce a odborného profilu. Súčasťou činnosti je aj cielené vyhľadávanie nových vhodných osôb mimo existujúcej databázy a ich prvotné oslovenie výlučne na základe verejne dostupných profesijných údajov v odbornej komunite a výlučne za účelom budúcej spolupráce
Účel	Zabezpečenie dostupnosti kvalifikovaných odborníkov a ďalších spolupracujúcich osôb pre hodnotenie projektov, mentoring, vzdelávacie a prezentačné aktivity, konzultácie, plánovanie kapacít a efektívne riadenie programových, grantových a verejnoprospešných procesov. Účel zahŕňa aj budovanie, rozširovanie a obnovovanie stabilnej siete odborných spolupracovníkov potrebnej pre dlhodobé zvyšovanie kvality odborných a verejnoprospešných aktivít Nadácie
Zoznam osobných údajov	Identifikačné údaje (meno, priezvisko, titul), kontaktné údaje (e‑mail, telefón, pracovná pozícia, organizácia), profesijné údaje, údaje o predchádzajúcej spolupráci, zapojení do hodnotení, mentoringu alebo odborných aktivít, ako aj verejne dostupné profesijné údaje získané pri vyhľadávaní nových potenciálnych spolupracovníkov.
Právny základ	Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
Zdôvodnenie oprávneného záujmu	Oprávnený záujem prevádzkovateľa spočíva v zabezpečení dostupnosti kvalifikovaných odborníkov a ďalších spolupracujúcich osôb potrebných pre transparentné, odborné a efektívne hodnotenie projektov, realizáciu programových a verejnoprospešných aktivít, mentoring, konzultácie a plánovanie kapacít, ako aj v budovaní a priebežnom rozširovaní stabilnej expertnej bázy, ktorá umožňuje dlhodobé zvyšovanie kvality grantových a odborných procesov Nadácie
Doba spracovania osobných údajov	Osobné údaje sa uchovávajú počas trvania spolupráce a následne po dobu 5 rokov od jej ukončenia alebo od posledného relevantného kontaktu, pokiaľ dotknutá osoba nenamieta skôr. Údaje osôb, s ktorými nebola nadviazaná spolupráca, sa v databáze neuchovávajú.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné uskutočniť spracovateľskú činnosť
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Spracúvanie osobných údajov potrebných na prípravu, uzavretie a plnenie zmluvy alebo dohody o spolupráci, vrátane komunikácie, administrácie a archivácie dokumentácie súvisiacej so spoluprácou
Účel	Uzavretie, evidencia a plnenie zmluvných alebo dohodnutých spoluprác medzi prevádzkovateľom s a spolupracujúcimi osobami (hodnotiteľmi alebo inými odborníkmi)
Zoznam osobných údajov	Identifikačné a kontaktné údaje hodnotiteľov/odborníkov - titul, meno, priezvisko, emailová adresa, telefónne číslo, adresa pobytu, dátum narodenia alebo číslo OP, podpis, IBAN resp. fakturačné údaje, odborná oblasť pôsobnosti hodnotiteľa, v závislosti na type zmluvy aj ďalšie osobné údaje nevyhnutné na jej uzatvorenie a plnenie (mandátna zmluva, dohoda, dobrovoľnícka zmluva)
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
Poskytnutie údajov je	požiadavkou na uzatvorenie zmluvy
Doba spracovania osobných údajov	Osobné údaje sa uchovávajú po dobu trvania zmluvného alebo dohodnutého vzťahu a následne po dobu 10 rokov od jeho ukončenia, údaje v nevyhnutnom rozsahu vstupujú do spracovateľskej činnosti „vedenie účtovnej a daňovej agendy“
Príjemcovia	ANASOFT APR, spol. s r.o. Entropia s.r.o.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	nie je možné uzatvoriť alebo plniť zmluvu alebo vykonať úkony potrebné k príprave a plneniu zmluvy
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Organizácia podujatí - oslovovanie, komunikácia, riadenie predzmluvných vzťahov so spíkrami/ prezentujúcimi
Účel	Riadenie predzmluvných alebo obdobných vzťahov so spíkrami (prezentujúcimi) a obchodnými partnermi v súvislosti s prípravou organizácie podujatia
Zoznam osobných údajov	Osobné a kontaktné údaje spíkra/prezentujúceho - meno a priezvisko, titul, adresa, telefón, e-mail, predmet prezentácie, dátum a čas plánovaného podujatia, údaje o korešpondencii a komunikácii
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
Zdôvodnenie oprávneného záujmu	Oprávnený záujem spočíva v potrebe prevádzkovateľa efektívne pripravovať, organizovať a realizovať podujatia, čo zahŕňa identifikáciu, oslovovanie a komunikáciu s potenciálnymi spíkrami, prezentujúcimi a partnermi, ktorí sú verejne činní alebo s ktorými existuje predchádzajúca spolupráca, s cieľom zabezpečiť odborný obsah a riadne fungovanie podujatia.
Poskytnutie údajov je	požiadavkou na uzatvorenie zmluvy
Doba spracovania osobných údajov	Počas trvania spolupráce a následne po dobu 5 rokov od jej ukončenia alebo od posledného relevantného kontaktu, pokiaľ dotknutá osoba proti takému spracúvaniu nenamieta skôr
Príjemcovia	Partnerské a členské organizácie Entropia s.r.o.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	nie je možné uzatvoriť alebo plniť zmluvu alebo vykonať úkony potrebné k príprave a plneniu zmluvy
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Organizácia podujatí - komunikácia, riadenie zmluvných alebo obdobných vzťahov so spíkrami/prezentujúcimi
Účel	Riadenie zmluvných alebo obdobných vzťahov (uzatvorenie a realizácia) so spíkrami (prezentujúcimi) so zabezpečením organizácie podujatia
Zoznam osobných údajov	Identifikačné a kontaktné údaje spíkra alebo prezentujúceho (meno, priezvisko, titul, adresa, telefónne číslo, e‑mailová adresa), údaje súvisiace s uzatvorením a plnením zmluvy (predmet prezentácie, pracovná pozícia alebo profesijné zaradenie, dátum a čas podujatia, údaje o korešpondencii a komunikácii), podpis na prezenčnej listine a v odôvodnených prípadoch aj dátum narodenia. Súčasťou spracúvania môže byť aj fotografia alebo krátka profesijná vizitka poskytnutá spíkrom na účely prezentácie jeho účasti na podujatí.
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
Poskytnutie údajov je	požiadavkou na uzatvorenie zmluvy
Doba spracovania osobných údajov	Osobné údaje sa uchovávajú po dobu trvania zmluvného alebo dohodnutého vzťahu a následne po dobu 10 rokov od jeho ukončenia, údaje v nevyhnutnom rozsahu vstupujú do spracovateľskej činnosti „vedenie účtovnej a daňovej agendy“
Príjemcovia	Entropia s.r.o. Partnerské a členské organizácie ANASOFT APR, spol. s r.o.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	nie je možné uzatvoriť alebo plniť zmluvu
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Nahrávanie a sprístupňovanie nahrávky z podujatia pre účastníkov podujatia - na vyžiadanie partnerskou alebo členskou organizáciu
Účel	Poskytovanie komplexnej podpory pre partnerov a účastníkov podujatí - zdieľanie poznatkov uvedených na podujatí formou sprístupnenia záznamu z podujatia
Zoznam osobných údajov	Obrazový, zvukový, obrazovo-zvukový záznam podujatia, komunikácia, informácie uvedené a zaznamenané počas podujatia
Právny základ	Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.
Doba spracovania osobných údajov	Po dobu platnosti udeleného súhlasu, najviac však 5 rokov od jeho udelenia, alebo do odvolania súhlasu
Príjemcovia	Partnerské a členské organizácie Zoom Video Communications Ireland Limited Microsoft Ireland Operations Limited
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné uskutočniť spracovateľskú činnosť
Zdroj údajov	dotknutá osoba, kamerový záznam z podujatia

Aké máte práva

Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre vás znamená.

Právo na prístup	Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom: Prečo spracovávame vaše osobné údaje Aké kategórie osobných údajov spracovávame S kým vaše osobné údaje zdieľame Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje alebo aké sú kritéria na určenie tejto lehoty Aké máte práva Odkiaľ vaše osobné údaje získavame (ak sme ich nezískali od vás) Ak spracovávanie zahŕňa automatizované rozhodovanie (tzv. profilovanie) Ak vaše osobné údaje boli prevedené do krajiny, ktorá je mimo EEA, ako zabezpečíme ochranu vašich osobných údajov. Všetky vyššie uvedené informácie sú dostupné v tomto vyhlásení o ochrane súkromia. Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Dodatočné kópie budú spoplatnené.
Právo na opravu	Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali.
Právo na vymazanie	Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov.
Právo na obmedzenie	Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov (alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my (s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom, ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje významný verejný záujem na spracovaní. Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali.
Právo namietať	Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov.
Právo na prenos údajov	Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov.
Odvolanie súhlasu	V prípade, ak ste nám na nejakú spracovateľskú činnosť udelili súhlas, tento súhlas je dobrovoľný a máte právo ho kedykoľvek vziať späť akýmkoľvek spôsobom.

O vašej požiadavke informujeme aj všetky subjekty, ak sme boli oprávnení im vaše osobné údaje poskytnúť. V prípade pochybností máte právo podať návrh na začatie konania v zmysle § 100 Zákona o ochrane osobných údajov na príslušnom dozornom orgáne, napríklad prostredníctvom www.dataprotection.gov.sk.

Ako sa môžem sťažovať ohľadom používania mojich údajov alebo ako si uplatním svoje práva?

Ak chcete podať sťažnosť na to, ako spracovávame vaše osobné údaje, a to aj vo vzťahu k vyššie uvedeným právam, môžete sa obrátiť na našu Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov (Data Protection Officer „DPO") a vaše podnety a žiadosti budú preverené.

Kontakt na Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov: pontis@nadaciapontis.sk .

Ak s našou odpoveďou nie ste spokojní, alebo sa domnievate, že spracovávame vaše údaje nespravodlivo alebo nezákonne, môžete sa sťažovať na príslušnom dozornom orgáne, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov (ÚOOÚ). Ďalšie informácie o ÚOOÚ a ich postupe podávania sťažností nájdete tu: www.dataprotection.gov.sk.

Kontaktné údaje

Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu pontis@nadaciapontis.sk .