VYHLÁSENIE O OCHRANE SÚKROMIA
zástupcovia obchodných partnerov - štatutári a zodpovedné osoby poverené štatutármi

V Pontis Impact, s. r. o. rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, a to bez ohľadu na to, či osobné údaje spracovávame sami alebo pomocou iných subjektov. Je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva. Preto vás žiadame, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov.

Informácie k spracúvaniu osobných údajov - Pontis Impact, s. r. o. ako prevádzkovateľ

Spracovateľská činnosť	Zabezpečenie komunikácie a rokovaní so zmluvnými partnermi, vypracovanie cenových ponúk, návrhov zmlúv, posúdenie obchodných podmienok a preverenie základných identifikačných údajov potrebných na uzatvorenie zmluvy.
Účel	Spracúvanie osobných údajov na účely riadenia obchodných vzťahov – predzmluvné vzťahy
Zoznam osobných údajov	Meno, priezvisko titul štatutára/štatutárov obchodného partnera, telefonický, emailový kontakt; meno, priezvisko, titul kontaktnej osoby určenej obchodným partnerom, jeho funkčné postavenie, telefonický, emailový kontakt, údaje uvedené v komunikácii a dokumentoch súvisiacich s prípravou zmluvy.
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
Zdôvodnenie oprávneného záujmu	V prípade kontaktných osôb je právnym základom spracúvania oprávnený záujem prevádzkovateľa na riadnej obchodnej komunikácii
Poskytnutie údajov je	požiadavkou na uzatvorenie zmluvy
Doba spracovania osobných údajov	Počas trvania predzmluvného rokovania a následne najviac 1 rok, ak nedôjde k uzatvoreniu zmluvy.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné uskutočniť spracovateľskú činnosť
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Zabezpečenie riadenia, plnenia a evidencie zmluvných vzťahov so zmluvnými partnermi, vrátane komunikácie, fakturácie, kontroly plnenia, archivácie zmlúv a súvisiacich dokumentov.
Účel	Spracúvanie osobných údajov na účely riadenia a evidencie zmluvných vzťahov
Zoznam osobných údajov	Meno, priezvisko titul štatutára/štatutárov obchodného partnera, telefonický, emailový kontakt; meno, priezvisko, titul kontaktnej osoby určenej obchodným partnerom, jeho funkčné postavenie, telefonický, emailový kontakt, údaje uvedené v zmluvách, objednávkach, faktúrach a súvisiacej komunikácii.
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
Zdôvodnenie oprávneného záujmu	V prípade kontaktných osôb je právnym základom spracúvania oprávnený záujem prevádzkovateľa na riadnej obchodnej komunikácii.
Poskytnutie údajov je	zmluvnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	Počas trvania zmluvného vzťahu a následne po dobu 10 rokov od jeho ukončenia, a to na účely splnenia zákonných povinností v oblasti účtovníctva, daní a preukazovania právnych nárokov.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné uskutočniť spracovateľskú činnosť
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Spracovateľská činnosť	Zabezpečenie riadneho vedenia účtovnej a daňovej evidencie spoločnosti, spracovanie účtovných dokladov, vedenie účtovných kníh, príprava účtovnej závierky, ako aj plnenie povinností vyplývajúcich z účtovných a daňových predpisov.
Účel	Spracúvanie osobných údajov je vykonávané na účely plnenia zákonných povinností spoločnosti v oblasti účtovníctva a daní a plnenia povinností podľa príslušných účtovných a daňových predpisov.
Zoznam osobných údajov	Osobné údaje uvedené na účtovných dokladoch a v účtovných záznamoch, najmä meno, priezvisko, titul, adresa trvalého pobytu, dátum narodenia alebo rodné číslo (ak je súčasťou dokladu), kontaktné údaje, identifikačné údaje dodávateľov a odberateľov – fyzických a právnických osôb, údaje o príjmoch, odmenách, náhradách a zrážkach, údaje o platbách, bankových transakciách a ďalšie údaje nevyhnutné na vedenie účtovníctva, spracovanie účtovných dokladov, vyhotovenie účtovnej závierky, daňových priznaní a zákonom vyžadovaných výkazov.
Právny základ	Spracovávanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Spracovávanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.
Právny predpis ako právny základ	Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov Zákon č. 431/2002 Z.z. O účtovníctve
Poskytnutie údajov je	zmluvnou požiadavkou zákonnou požiadavkou
Doba spracovania osobných údajov	Po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa účtovné záznamy/faktúry týkajú alebo 20 rokov pre niektoré vybrané dôležité dokumenty
Príjemcovia	Advokátska kancelária Iné orgány štátnej správy Finančná správa SR
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné uskutočniť spracovateľskú činnosť
Zdroj údajov	Dotknutá osoba, účtovné záznamy

Spracovateľská činnosť	Zverejňovanie údajov o zákazníkoch, partneroch a aktivitách prevádzkovateľa.
Účel	Informovanie verejnosti o aktivitách prevádzkovateľa, prezentácia realizovaných projektov, spoluprác, partnerstiev a referencií, ako aj posilňovanie transparentnosti a dôveryhodnosti organizácie.
Zoznam osobných údajov	Údaje nevyhnutné na transparentnú prezentáciu činnosti prevádzkovateľa, preukazovanie realizovaných aktivít a budovanie dôveryhodnosti organizácie. Ide o údaje, ktorých zverejnenie je primerané a očakáva teľné v kontexte spolupráce napr. meno a priezvisko, pracovná pozícia alebo profesijné zaradenie, názov organizácie (ak ide o partnera alebo zákazníka – právnickú osobu), úloha osoby v projekte alebo aktivite, informácie o spolupráci (napr. účasť na projekte, partnerstvo, typ zapojenia), základné údaje o realizovaných aktivitách, v ktorých osoba vystupuje v profesionálnej role. Na spracúvanie a zverejňovanie údajov, ktoré presahujú rámec nevyhnutný pre oprávnený záujem, prevádzkovateľ získava súhlas dotknutej osoby. Ide najmä o údaje, ktoré majú prezentačný, marketingový alebo osobnostný charakter napr. fotografia osoby, videozáznam alebo audiozáznam, osobný alebo profesijný profil, akékoľvek ďalšie prezentačné údaje používané v marketingových alebo PR materiáloch.
Právny základ	Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely. Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
Zdôvodnenie oprávneného záujmu	Je v oprávnenom záujme prevádzkovateľa transparentne informovať verejnosť o svojej činnosti, prezentovať realizované projekty, partnerstvá a spolupráce, posilňovať dôveryhodnosť a reputáciu organizácie, preukazovať výsledky svojej práce a podporovať rozvoj vzťahov so zákazníkmi, partnermi a komunitou.
Doba spracovania osobných údajov	Údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa sa uchovávajú počas trvania spolupráce, projektu alebo aktivity, v rámci ktorej boli zverejnené, a následne najviac po dobu 1 roka, pokiaľ neexistuje iný právny dôvod na ich ďalšie uchovávanie. Údaje spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby sa uchovávajú do odvolania súhlasu alebo najviac po dobu 5 rokov od ich zverejnenia, ak dotknutá osoba súhlas neodvolá skôr. Po uplynutí príslušnej lehoty alebo po odvolaní súhlasu sa údaje bezodkladne odstránia alebo anonymizujú.
Dôsledok neposkytnutia osobných údajov	Bez vyššie uvedených osobných údajov nie je možné uskutočniť spracovateľskú činnosť
Zdroj údajov	dotknutá osoba

Aké máte práva

Podľa zákona o ochrane osobných údajov máte určité práva v súvislosti s ich spracovaním. Tu je uvedený zoznam týchto práv, i to, čo dané právo pre vás znamená.

Právo na prístup	Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom: Prečo spracovávame vaše osobné údaje Aké kategórie osobných údajov spracovávame S kým vaše osobné údaje zdieľame Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje alebo aké sú kritéria na určenie tejto lehoty Aké máte práva Odkiaľ vaše osobné údaje získavame (ak sme ich nezískali od vás) Ak spracovávanie zahŕňa automatizované rozhodovanie (tzv. profilovanie) Ak vaše osobné údaje boli prevedené do krajiny, ktorá je mimo EEA, ako zabezpečíme ochranu vašich osobných údajov. Všetky vyššie uvedené informácie sú dostupné v tomto vyhlásení o ochrane súkromia. Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame. Dodatočné kópie budú spoplatnené.
Právo na opravu	Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali.
Právo na vymazanie	Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov.
Právo na obmedzenie	Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov (alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my (s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom, ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje významný verejný záujem na spracovaní. Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali.
Právo namietať	Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov.
Právo na prenos údajov	Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov.
Odvolanie súhlasu	V prípade, ak ste nám na nejakú spracovateľskú činnosť udelili súhlas, tento súhlas je dobrovoľný a máte právo ho kedykoľvek vziať späť akýmkoľvek spôsobom.

O vašej požiadavke informujeme aj všetky subjekty, ak sme boli oprávnení im vaše osobné údaje poskytnúť. V prípade pochybností máte právo podať návrh na začatie konania v zmysle § 100 Zákona o ochrane osobných údajov na príslušnom dozornom orgáne, napríklad prostredníctvom www.dataprotection.gov.sk.

Ako sa môžem sťažovať ohľadom používania mojich údajov alebo ako si uplatním svoje práva?

Ak chcete podať sťažnosť na to, ako spracovávame vaše osobné údaje, a to aj vo vzťahu k vyššie uvedeným právam, môžete sa obrátiť na našu Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov (Data Protection Officer „DPO") a vaše podnety a žiadosti budú preverené.

Kontakt na Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov: info@pontisimpact.sk .

Ak s našou odpoveďou nie ste spokojní, alebo sa domnievate, že spracovávame vaše údaje nespravodlivo alebo nezákonne, môžete sa sťažovať na príslušnom dozornom orgáne, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov (ÚOOÚ). Ďalšie informácie o ÚOOÚ a ich postupe podávania sťažností nájdete tu: www.dataprotection.gov.sk.

Kontaktné údaje

Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov (DPO), a to e-mailom zaslaným na adresu info@pontisimpact.sk .